‘Procrastination’: in het Engels klinkt het bijzonder mooi en toch hebben we er allemaal wel eens last van. Ik heb het over uitstelgedrag. Die dingen op je to-dolijst uitstellen tot het allerlaatste nippertje of misschien zelfs helemaal niet doen. Het overkomt mij meer dan eens, waardoor ik me afvroeg: hoe komt dat nu eigenlijk? Waarom stellen we dingen uit? En hoe kunnen we dat tij keren? Ik duik er vandaag met jou in.
Ik denk dat we het erover eens kunnen zijn: uitstelgedrag comes back to haunt you. Je denkt dat je het allemaal wel kunt managen, maar die uitgestelde taken blijven aan je knagen. Zoals die ene bestelbon nog opmaken voor die ene klant vlak voor je naar hem vertrekt. ‘Ik zal wel wat vroeger opstaan en eerder naar kantoor vertrekken’, denk je. Ja, je denkt tijd te kopen, terwijl je jezelf opzadelt met stress. Meer nog: er mag niets mislopen of je hebt het vlaggen. De gevolgen zijn al helemaal niet te overzien wanneer je je to-do gewoonweg … niet doet.
Wat zijn de oorzaken van je uitstelgedrag?
- Angst kan een driver voor uitstelgedrag zijn. Angst voor het onbekende misschien, zoals jezelf voorstellen in een nieuwe businessclub waar je lid van bent omdat je bang bent om te falen in het openbaar of voor de reacties van anderen. Als je er niet aan begint, kunnen die nare dingen je ook niet overkomen, dus stel je het uit.
- Misschien heb je soms ook geen zin om een bepaalde taak te doen. Grappig genoeg hebben we op zulke momenten net wél zin om onbelangrijke dingen te doen, zoals scrollen op sociale media.
- Een gebrek aan motivatie is een mogelijke derde oorzaak. Eigenlijk komt het er dan op neer dat je onvoldoende het belang van die bepaalde taak inziet.
- Een vierde reden kan ook tijdsgebrek zijn, bijvoorbeeld door minder goed timemanagement. In dat geval kom je er gewoon niet aan toe.
- Ons brein zoekt makkelijker en liever plezierige dingen op en vermijdt de ongemakkelijke, onprettige dingen. De dingen uitstellen wordt ook alsmaar makkelijker hoe vaker je het doet. Zodra je merkt dat er geen negatieve gevolgen aan vasthangen, zul je sneller geneigd zijn die ene taak nog een keer uit te stellen. Maar helaas, in the long run lost de zaken opschorten eigenlijk helemaal niets op.
De biologie achter uitstelgedrag
Misschien heb je zelfs al gemerkt dat je je rot voelde omdat je bepaalde zaken uitstelde? Dat heeft een biologische reden: de hoeveelheid dopamine in je lichaam. Dopamine geeft je een euforisch gevoel wanneer je jezelf beloont, zoals wanneer je een taak op je to-dolijst afvinkt. Stel je dingen uit? Dan ervaar je een gebrek aan dopamine en krijgt een ander hormoon, cortisol, vrij spel.
Heb je te lang en te veel cortisol in je lichaam? Dan stijgt je stressniveau. Veel dopamine breekt je cortisol net af. Dus hoe meer dopamine je kunt laten vrijkomen wanneer je stresserende activiteiten moet doen, hoe minder intens de negatieve gevolgen van die stress zullen zijn. Precies daarom is sport zo’n goed middel tegen stress: het verhoogt je dopamineniveau.
Te veel cortisol in je lichaam is op termijn ongezond. Tal van onderzoeken hebben een verband aangetoond tussen een lagere immuniteit en een hoger stressniveau. Daarom zegt men tegen zieke mensen ook vaak dat ze moeten rusten. Maar stel je continu dingen uit? Dan zul je merken dat je nooit écht tot rust komt, ook niet wanneer je Netflix ligt te kijken en niets doet. Gelukkig valt er wat aan te doen.
- Stel haalbare doelen qua timemanagement
We hebben allemaal dezelfde 24u in een dag. Daarin moeten we realistisch zijn: je kunt geen 10 klantenbezoeken op één dag doen, wanneer al die klanten verspreid zitten over het hele land. Een onhaalbaar doel dus. Stel liever haalbare doelen als het op timemanagement aankomt.
Een extra tip hierbij: vervang het woord ‘deadline’ door ‘target date’. Waarom? Omdat ‘deadline’ klinkt alsof iets doodgaat wanneer je over die bepaalde lijn gaat, terwijl ‘target date’ klinkt alsof de consequenties ervan minder drastisch zijn. Het klinkt zachter en paradoxaal genoeg zal het je uitstelgedrag minder hard naar boven laten komen.
Een extra tip daarbij: hak de taak die je voor een bepaalde target date moet volbracht hebben op in stukjes. Vergelijk het met een salami die je niet in één keer opeet, maar in schijfjes snijdt: doe elke dag een stukje van je taak in plaats van in één keer onnoemelijk veel. Zo vermijd je dat je te veel hooi op je vork neemt.
- Sta stil bij de voordelen van het volbrengen van je taak
Denk eens goed na over de voordelen waarvan je geniet als je je taak niet uitstelt, maar gewoon doet. Die voordelen zijn niet per se het tegenovergestelde van de nadelen. Zo moest ik zelf nog enkele documenten in orde brengen voor een exploitatieovereenkomst in een nieuw kantoor. Eén van de nadelen van die documenten niet op tijd in orde te brengen was dat we bepaalde functionaliteiten in een app niet konden gebruiken. Het voordeel van de documenten wél op tijd in te dienen was niet alleen dat we die app wel konden gebruiken, maar ook dat ik de dame van de backoffice waar ik vaak voorbijliep recht in de ogen kon kijken en oprecht naar haar kon glimlachen. Denk dus bij de voordelen verder dan louter het tegenovergestelde van de nadelen.
- Creëer accountability
Maak niet alleen met jezelf de afspraak om bepaalde dingen op tijd in orde te brengen, maak die belofte ook aan anderen. Zo creëer ja accountability. Zeg bijvoorbeeld tegen je partner of collega: “Vandaag hou ik me tussen 10 en 11 uur bezig met X”, dat vul je dan in met (een stukje van) de taak die je aan het uitstellen bent. Wacht er een leverancier op documenten van jou? Laat die persoon dan weten dat je ze op die dag op dat exacte uur aan hem of haar bezorgt. Deze methode is geen garantie voor succes, maar zal wel je fierheid en trots aanspreken: je bent geen leugenaar en wil je beloftes nakomen, wat ervoor zal zorgen dat je extra gemotiveerd bent.
- Begin eraan
De beste manier om iets gedaan te krijgen is eraan te beginnen. Simpeler gezegd dan gedaan, want misschien heb jij gewoonweg helemaal geen zin om eraan te beginnen. Dan heb ik een truc voor je: werk 5 minuten aan wat je hebt uitgesteld. Maak met jezelf de afspraak dat je er vanaf nu elke dag 5 minuten aan werkt, tot de taak afgerond is én dat je na die 5 minuten mag stoppen. Iedereen kan 5 minuutjes werken aan iets dat hij of zij eigenlijk niet wil doen, toch?
Het grappige? De kans is groot dat je na die 5 minuten wil verder werken aan die taak, omdat je ze zo klein en licht hebt gemaakt. En voor je het weet ben je 10 minuten of zelfs wel een half uur bezig en heb je veel meer verzet dan je dacht. Tegen jezelf zeggen dat je na 5 minuten mag stoppen werkt echt als een magische truc.
- Beloof jezelf een beloning
Beloof jezelf iets leuks voor wanneer je je taak hebt afgerond. Zoals bijvoorbeeld niet om 18 uur stoppen met werken, maar om 17 uur om daarna nog wat door de stad te kuieren, boeken te kopen of een aperitiefje te gaan drinken. Maak jezelf die belofte niet alleen, dóé het ook echt. Maar beloon je niet als je je taak maar half of niet helemaal volbracht hebt. Zo stuur je je dopaminecyclus de juiste richting uit, geef je jezelf een goed gevoel én fijne vooruitzichten.
Ik nodig je ui om een taak te kiezen die je misschien bent vergeten, die onderaan je to-do-stapel bungelt of waar je geen zin in hebt en om daar vanuit de beste versie van jezelf aan te beginnen met deze tips.
Ik wens je veel succes!
PS Wil je efficiënter, doelgerichter én winstgevender werken, met een betere band met de mensen om je heen? Dan zijn de 4 e-learnings in de Business Dad Bundle precies wat je zoekt. Ik neem je er van A tot Z bij de hand. Met de code BDPODCASTFAN is de bundel van jou voor maar €99 in plaats van €196.