In de vorige afleveringen met Xerius hadden we het al over welke statuten er als startend ondernemer zijn, welke documenten je in orde moet brengen en hoe een ondernemingsloket als Xerius jou helpt om up and running te worden. Nu kloppen de klanten bij je aan, groei je en floreert je business. Maar wat heb je allemaal nodig om succesvol te blijven? Ik vroeg het opnieuw aan Sophie Sankoh van Xerius.
Zorg voor continuïteit
Er zijn weinig ondernemers die de boekhouding echt leuk vinden. En toch kun je jezelf een handje helpen door het slim aan te pakken: doe elke dag een beetje in plaats van één keer per maand veel. Ontvang je een factuur? Laad ze meteen op in je boekhoudprogramma in plaats van ze tot het einde van de maand te laten liggen. Heb je een bonnetje van een businesslunch? Laat het niet verloren gaan in je portefeuille, maar scan het meteen in.
Zo vermijd je dat je aan het einde van de maand je door een enorme stapel documenten moet worstelen, wat jou uren kostbare tijd kost. Zeker aan het einde van het kwartaal, wanneer je je btw-aangifte moet indienen. Wanneer alles al netjes klaarstaat, wordt het leuker en gemakkelijker voor iedereen.
Een tip: er bestaan tal van leuke boekhoudprogramma’s waarin je je facturen, bonnetjes en zelfs de verlofaanvragen van je personeel kunt registreren. Jouw boekhouder kan dan connecteren met dat platform en vindt daar dan alles netjes terug.
Betaal op tijd
Betalen en blijven betalen, zo voelt het ondernemerschap soms. En hoewel dat niet fijn is, is het wel belangrijk dat je het doet én dat je het op tijd doet. Denk maar aan je sociale bijdrage, je btw, belastingen en verzekeringspremies.
Daarom nodig ik je uit om een heel strak betaalbeheer te respecteren. Het is niet omdat er €10.000 op je rekening staat, dat die helemaal van jou is: je moet er bepaalde zaken mee betalen. Creëer bijvoorbeeld potjes, envelopjes of aparte rekeningen voor jezelf waarin je telkens een beetje van dat geld voor die desbetreffende kostenpost stopt.
Het gevolg van niet op tijd te betalen, is niet van de poes. Bij een laattijdige btw-aangifte bijvoorbeeld moet je meteen 15% extra ophoesten. Dat is weggegooid geld.
Een ondernemingsloket zoals Xerius betaal je bijvoorbeeld per kwartaal. Plan dat alvast in. En heb je toch moeilijkheden om te betalen omdat je klant pakweg te laat betaalt? Neem de telefoon, stuur een mailtje en praat met je dossierbeheerder om samen een oplossing te vinden. Zij denken met je mee!
Dat brengt ons meteen bij een ander belangrijk aandachtspunt voor (startende) ondernemers: volg je debiteurenbeheer op. Stuur klanten een vriendelijke reminder wanneer ze te laat betalen en volg dat kort op de bal op. Want jij zit met de gebakken peren als je door hun laattijdige betalingen je btw-aangifte niet meer kunt betalen bijvoorbeeld.
Doe aan slim contractbeheer
Debiteurenbeheer is één ding, contractbeheer is nog wat anders. Hou de contracten die je hebt afgesloten goed in het oog. Sloot je er bijvoorbeeld eentje af voor een jaar? Zet dan alvast een reminder in jouw agenda voor binnen 11 maanden en 25 dagen. Zit je met een opzegtermijn van 3 maanden? Zet dan een reminder in je agenda 4 maanden vóór het contract verloopt.
Op die momenten kun je herevalueren: wil ik dit contract nog verlengen of zeg ik het op? Plan die momenten meteen in je agenda in. Waarom? Sommige contracten verlengen automatisch als je ze niet opzegt, terwijl andere net helemaal niet verlengen. Het is belangrijk dat je je daar bewust van bent en daarop anticipeert.
Verzekeringen zijn een voorbeeld van contracten die je goed moet opvolgen. Dekt jouw polis jouw activiteiten nog wel? Moet er wat worden aangepast? Neem dus af en toe contact op met je makelaar om de vinger aan de pols te houden. Die tip geldt trouwens ook voor kaskredieten of straight loans bijvoorbeeld.
Omring je met een sterk netwerk
Hoe meer mensen je kent, hoe beter, geeft Sophie ook als tip, die zelf trouwens onderneemster in bijberoep is. Je kunt van elkaar leren en elkaar inspireren, dat is zo waardevol.
Een tip: trek niet naar een netwerkevenement om je dienst of product te pitchen, maar trek er naartoe om te verbinden met mensen. En ontmoet je iemand die interessant kan zijn? Vraag dan of je een van de volgende dagen eens even mag bellen. Op die manier bouw je gedeeltelijk een band op en verloopt het volgende gesprek gemakkelijker. Mijn andere netwerktips om je circle of influence te vergroten vind je hier.
Blijf op de hoogte van wat er leeft
Trek je niet vaak naar (netwerk)events en wil je toch op de hoogte blijven van wat er binnen of buiten je sector gebeurt? Schrijf je dan in op nieuwsbrieven die nuttig voor jou kunnen zijn. En ontgroei je die nieuwsbrief na verloop van tijd? Dan meld je je gewoon af, eenvoudig.
Artificiële intelligentie is zo’n topic dat vandaag hot is. Je weet niet wat je niet weet, dus woon eens zo’n voordracht of workshop bij. Misschien blijkt het toch superinteressant voor je te zijn.
Subsidies zijn een ander interessant topic. Misschien weet je het zelf nog niet en kom je eigenlijk wel in aanmerking om bepaalde subsidies te krijgen. Starterssubsidies van de FID, VLAIO, kmo-groeisubsidies, subsidies om te digitaliseren of te vertalen, noem maar op.
En neen, die zijn niet enkel weggelegd voor de grote bedrijven, het geld is ook bedoeld om kleine zelfstandigen daarin te ondersteunen. Ga bijvoorbeeld ook eens ten rade bij je stad of gemeente, ook zij keren soms subsidies aan ondernemers uit. Als je zoekt, vind je zeker wat.
Blijf je persoonlijk en professioneel ontwikkelen
Een ideale manier om je blik op de wereld, jezelf en het ondernemerschap te verruimen is door podcasts te beluisteren. Taal hoeft daarin geen barrière te zijn: er zijn tal van sterke Nederlandstalige podcasts te vinden, zoals de podcast van FastForwardAmy die zich meer op business focust en de Choose Life podcast van Ben Sansen, die dieper ingaat op persoonlijke ontwikkeling en work-lifebalance. Boeken en/of audioboeken zijn een ideale aanvulling. Sommige audioboeken zijn gekoppeld aan een podcast, die je dan nog meer verdieping geven.
Marketing en branding is een topic waar heel wat ondernemers ofwel net te veel tijd aan besteden ofwel net te weinig. Sommige mensen zijn meer bezig met hun logo, hun verpakking en hun naamkaartjes, dan met hun product of dienst en hun klanten. De slinger slaat daar te veel door. Hoewel het zeer belangrijk is om jezelf herkenbaar in de markt te zetten, is dat lang niet het enige waarmee je bezig hoort te zijn. Schakel daar gerust een expert voor in, zoals een getalenteerde designer om je te helpen, zodat jij tijd vrijmaakt voor andere dingen.
Hou je work-lifebalance in het oog
Als deel van Xerius, mama en ondernemer in bijberoep bevestigt Sophie het ook: soms moet je rust inlassen, afstand te nemen, energie te tanken en er dan opnieuw voor te gaan. Het klinkt misschien onproductief, maar dat is het allerminst. Je hebt die rust nodig. Jij bepaalt hoe je dat voor jou invult, voor de ene is dat een dag in de week, voor een collega-ondernemer is dat misschien een powernapje van 10 minuten na de lunch.
Zonder werken kom je er niet, maar als je je te pletter werkt, zit je binnen zes maanden misschien met een burn-out en valt je hele project stil.
Sporten, wandelen, podcasts beluisteren, een coach als klankbord nemen, … al die dingen kunnen ervoor zorgen dat jij op tijd en stond wat gas terugneemt. Broodnodig, ook al leven we in een wereld die hustlen en de ratrace verheerlijkt.
Naar de essentie met je denkbeeldige vervanger
‘In welke dingen moet ik mijn tijd en energie steken?’ vraag je je misschien af. Deze tip helpt je daarbij. Beeld je in dat je zaak goed draait en jij er een jaar tussenuit gaat. Je hebt iemand gevonden die je blindelings vertrouwt om je te vervangen.
Beeld je nu in dat je 12 maanden verder bent en jij opnieuw met je vervanger rond de tafel zit. Hij of zij heeft echt fantastisch werk verricht! Reflecteer dan eens even: wat heeft die persoon allemaal bereikt en wat heeft die gedaan om dat te bereiken? Schrijf die zaken op. Eigenlijk vertel je jezelf wat jij binnen 12 maanden verwezenlijkt wil hebben en wat je daarvoor moet doen. Dan kun jij, in de realiteit, met terugwerkende kracht werken aan precies die dingen. Het gesprek met je denkbeeldige vervanger brengt je terug naar de essentie.
Xerius aan je zijde
Met al je ondernemersvragen – van businessidee tot factuur – kan je bij Xerius terecht. Hier kan je je startersgids downloaden en eventueel een gesprek met het ondernemingsloket inplannen. Je wordt er met raad en daad bijgestaan door stuk voor stuk enthousiaste mensen die er samen met jou voor zorgen dat je succesvoller wordt.
Ik wens jou veel succes!
PS De gratis startersgids van Xerius nog niet in handen? Download hem hier en geef je ondernemerssucces een boost met deze schat aan informatie.