“You never get a second chance for a first impression”
Een waarheid als een koe! En dat geldt zeker voor videocalls waar je vaak iemand voor het eerst te zien en te horen krijgt. In deze tiende podcastaflevering reik ik je dan ook graag wat tips en tricks aan om op een professionele manier videomeetings te organiseren of eraan deel te nemen.
In 2019 trok Zoom, een van de vele videoplatformen, naar de beurs.* Het jaar dat volgde, het COVID-jaar om het zo te zeggen, steeg hun verkoop met 300%. Dat had natuurlijk alles te maken met de beperkingen die de pandemie met zich meebracht. En zo werden videocalls gaandeweg het nieuwe normaal.
Ook in ons bedrijf Swift Skills trouwens. Onze salesstrategie draaide rond persoonlijk contact, rond gesprekken waarbij je elkaar in levenden lijve zag. En 2020 dwong ons, net zoals zovele anderen, om ons aan te passen. Niet alleen onze salescalls zijn nu vooral digitaal, maar ook bijna al onze meetings, zowel met de interne, als met de externe medewerkers. Die videocalls zijn in feite een gewoonte geworden.
En ik moet eerlijk zeggen, in het begin had ik het daar eigenlijk best wel moeilijk mee. Ook vandaag worstel ik er af en toe mee, want er zijn gewoon een aantal dingen die je bij een videocall niet hebt. Dat fysieke contact ontbreekt en het is veel moeilijker om de interactie en de verhoudingen tussen de verschillende mensen te zien. Als je in een vergaderzaal zit waar er tien personen rond de tafel zitten, dan begrijp je vaak door de lichaamstaal hoe die zich tegenover elkaar verhouden. In een videocall is dat veel moeilijker om te zien: mensen bellen in vanuit verschillende locaties en zitten niet naast elkaar.
Voor mij ontbreekt er in zo’n videocall dus heel wat informatie. Ik doe dan ook mijn uiterste best om goed op te letten. Komt daar nog eens het technische aspect bij: dat was – en is – voor mij (oude rot) niet altijd even makkelijk.
Misschien vertel ik vandaag dingen, waarvan jij denkt: ja zeg, dat wist ik al he, waar kom je nu mee af? Vergeef mij. Al vertel ik misschien ook enkele dingen waarvan je zegt: ah dat is wel leuk, daar had ik nog niet aan gedacht.
In feite zijn videocalls een volledig nieuwe skill die we moeten beheersen. En die lijkt zo sterk op andere skills die we al beheersen, zoals presenteren of vergaderen, dat we dat een-op-een gaan vertalen. In ons hoofd is een videomeeting hetzelfde als een fysieke meeting. Al zijn het eigenlijk toch twee heel verschillende dingen.
Vergelijk het even met taarten bakken: misschien kan jij wel superlekkere taarten in de oven bakken. Doe je dat in de microgolfoven? Dan merk je al snel dat dat toch – letterlijk – andere koek is, ook al is dat ook een oven. Een videocall is dus niet helemaal hetzelfde als een fysieke meeting en er zijn een aantal zaken om in het achterhoofd te houden.
1. Een duidelijk doel in de uitnodiging
We beginnen bij het begin: de uitnodiging. Initieer jij de meeting? Dan zou ik je willen vragen om een heel duidelijk doel in die uitnodiging te zetten. In plaats van reclame te maken voor het platform door te zeggen: “Ik nodig je uit op een Zoom-meeting”, is het beter om te zeggen: “Ik nodig je uit op een videomeeting die gaat over X, Y of Z.” Zorg voor een duidelijk doel, schrap die reclame en maak zowel in je mailtitel, als in je mail zelf heel helder wanneer de meeting plaatsvindt en waarover ze gaat.
Waarom? Je herkent het vast wel: mensen worden overstelpt met mails en de ene uitnodiging na de andere voor een videomeeting vliegt hun mailbox binnen. Zorg dat je er bovenuit steekt en dat mensen meteen weten waarover het gaat.
2. De tijdslimiet
Geef duidelijk aan wat de tijdslimiet van de meeting is: hoeveel tijd moet iedereen uittrekken. Hou zeker in het achterhoofd dat de verschillende platformen er hier hun eigen regels op nahouden. Sommigen zijn binnen hun gratis versies beperkt in de tijd of in de mogelijkheden. Wil je professioneel overkomen? Bekijk dat dan zeker even op voorhand en overweeg of je misschien beter upgradet naar een betalend plan.
Los van het platform, is het ook belangrijk naar de andere deelnemers toe dat je toelicht hoe lang de meeting zal duren. Dingen nemen net zoveel tijd in beslag als dat jij ervoor uittrekt. Zeg jij dat de meeting een uur duurt? Dan zal die meeting waarschijnlijk ook uitdijen naar een uur. Stem even op voorhand af of dat voor iedereen past.
3. De agenda
Een puntje dat wel eens vergeten wordt: een zo concreet mogelijke agenda met een aantal punten over wat er aan bod zal komen. Dat concreet zijn is hier heel belangrijk. In plaats van te schrijven: agendapunt 1 – marketing, schrijf je beter: agendapunt 1 – marketingbudget voor ons product X, in kwartaal 2 van het jaar Y.
Hoe concreter je bent, hoe gerichter mensen zullen kunnen deelnemen, hoe gerichter ze zich zullen voorbereiden, en hoe meer betrokken ze ook zullen zijn. Geen kernwoorden dus, maar misschien halve of hele zinnen.
4. Mentale voorbereiding
Of je nu erheen rijdt of naar een andere zaal wandelt, bij een fysieke meeting heb je onderweg even de tijd om je mentaal voor te bereiden: waar gaat de meeting over, wie zal er allemaal zijn, noem maar op. Bij videocalls is dat anders. Je zit op dezelfde plek waar je zat, je had net een meeting over project X en aansluitend, back to back, heb je nu een meeting over Y, waar je plots vijf of zes nieuwe gezichten te zien krijgt. Dat stukje mentale voorbereiding heb je dus niet gehad.
En daarom nodig ik je uit om dat expres in te bouwen. Neem voor een videomeeting 5 minuten de tijd – schrijf het zo op in je agenda – om je mentaal voor te bereiden om ervoor te zorgen dat je klaar bent om aan die meeting deel te nemen.
Iets wat je kan helpen bij die voorbereiding is een aanwezigheidslijst. Schrijf op wie er aan de meeting deelneemt, schrijf er wat info bij, en noteer ook hun volledige voor- en achternaam. Waarom? De naam die je in de e-mails en later op beeld ziet, is misschien niet de volledige of echte naam van die persoon. Door daaraan aandacht te schenken, kan je ze in de meeting heel persoonlijk aanspreken.
5. De camera en microfoon
Zorg ervoor dat je camera iets boven je ooglijn staat. In de YouTube-versie verduidelijken we dat met een afbeelding. Werk je met een laptop of tablet? Dan zet je die misschien best even wat hoger.
Kijk ook eens even naar de kwaliteit van je camera. Niet elke laptop, desktop of tablet heeft een goede camera. Tegenwoordig kan je relatief goedkope, maar enorm kwalitatieve camera’s kopen die je eenvoudig kan installeren.
Side note: dit is een trouwens een voorbeeld van zoiets waarvan ik denk dat ik iets heel slims aan het vertellen ben, maar wat jij waarschijnlijk veel beter weet dan ik aangezien jij veel beter bent in dat soort technische dingen dan ik. Maar ik geef het toch even mee voor het geval jij zo’n oude rot als ik ben die daar geen ervaring mee heeft. Ik heb me daar alleszins bij laten adviseren.
Ik heb ook een externe microfoon gekocht. Die kosten ook geen fortuin, maar maken het resultaat tien keer beter. Denk eraan: you never get a second chance for a first impression.
6. Je back-up plan
Zorg er bij de voorbereiding van je call voor dat je een back-up plan hebt. Ik heb al heel veel verschillende meetings meegemaakt, ook die ik zelf organiseerde, waar dan om een of andere reden iets niet werkt. Vervelend, want je gesprekspartners maakten natuurlijk tijd voor jou.
Wees je ervan bewust dat die dingen kunnen mislopen en zorg dus voor een back-up plan, zoals een andere computer bijvoorbeeld. Geef op tijd aan dat het niet werkt, stop met proberen en schakel gewoon over op je back-up plan. Geen stress, geen gestuntel.
7. De belichting
Schenk bij je voorbereiding ook aandacht aan je belichting. Draag je een bril? Dan wordt een deel van het licht door je bril gereflecteerd. Ik heb daar zelf last van: misschien zag je op mijn Instagrampagina die blauwe reflectie in mijn brilglazen wel eens. Mijn oplossing? Ik laat het licht van de zijkant komen en plaats het ietsje hoger. Hang er wat kalkeerpapier over en speel wat met de opstelling om te zien wat de beste plek voor jou is.
Nog een tip: laat het licht niet van achter je komen en ga dus niet voor een raam zitten. Want zo verschijn jij als een donkere vlek in beeld. Beetje een raar zicht.
8. De achtergrond
Wist je dat je achtergrond ook belangrijk is? Let op met spiegels en rommel bijvoorbeeld. Best houd je de achtergrond zo neutraal en rustig mogelijk, dan lijkt het zo professioneel mogelijk.
Ik kijk niet vaak televisie, dat weet je misschien al, maar af en toe kijk ik naar Zakelijk Nieuws op Kanaal Z. Daar komen dan experten aan het woord, mensen met bakken expertise die weten waarover ze ’t hebben. Maar die dan in zo’n rommelige kamer zitten, waardoor je niet alleen bent afgeleid, maar waardoor de geloofwaardigheid van die expert ook wordt ondermijnd.
Onthoud dus dat wat mensen zien niet alleen kan afleiden, maar ook het beeld dat ze over jou hebben kan beïnvloeden.
Moet je door omstandigheden je call in de slaapkamer houden? Elke applicatie biedt jou de mogelijkheid om een virtuele achtergrond in te stellen. Zo ziet niemand jouw bloemetjesdekbed. Zorg er dan wel voor dat je niet te veel beweegt.
9. Stoorzenders
Naast die achtergrond, is het ook belangrijk dat je stoorzenders zoveel mogelijk vermijdt. Houd je je meeting thuis? Verwittig je kinderen of andere huisgenoten even dat ze je niet mogen storen. Enthousiaste huisdieren? Laat ze, als het kan, even buiten.
Je herinnert je misschien het filmpje nog wel van die politicus die tijdens een call live op televisie kwam. Plots stond zijn peutertje in de kamer en kwam de babysit op haar knieën het kind de kamer uittrekken. Grappig achteraf gezien, maar op dat moment kon die beste man er even niet mee lachen.
10. Opnemen of niet
Beslis bij de voorbereiding of je de meeting al dan niet wil opnemen. Je wil de opname achteraf misschien naar iemand versturen, of misschien wil je zelf sommige stukken later nog eens bekijken.
Beslis je om de meeting op te nemen? Bepaal op voorhand of je dat op de desktop, laptop of tablet wil doen en test het uit. Mij is het al te vaak overkomen dat ik zat te knoeien. Ik heb die les met schade en schande geleerd.
11. Een extra kanaal
Zit je in bijvoorbeeld in een onderhandeling? En moet je met een persoon uit die meeting ook buiten de meeting even kunnen communiceren? Zorg voor een extra kanaal, zoals WhatsApp. Ook hier raad ik je aan om dat kanaal op voorhand te testen.
12. Kijk in de camera
We hadden het al over het belang van een goeie camera. Maar wat ook belangrijk is? Naar waar je kijkt. Automatisch zal je geneigd zijn om naar jezelf te kijken. Mijn tip: kijk zoveel mogelijk in de camera, zowel wanneer je spreekt, als wanneer je luistert.
Waarom? Zo hebben de anderen het gevoel dat jij recht naar hen kijkt. Dat zorgt voor net iets meer verbondenheid tijdens de meeting.
13. Blijf aandachtig
Tijdens de meeting zou ik je willen vragen om je zoveel mogelijk te focussen op de meeting zelf, op de mensen die er zijn, op wat er gezegd wordt, wat er besproken wordt, noem maar op. Die focus behouden is tijdens een videomeeting moeilijker dan in het echte leven.
Tijdens een fysieke meeting ben je daar immers ter plekke en weet je dat er mensen naar je aan het kijken zijn. Maar in een videocall? Dan heb je ’t gevoel alsof jij op een heel veilige plek zit. Misschien zit je effectief wel duizenden kilometers verder.
Daarom wil ik je uitnodigen om je te focussen op de meeting en je niet te laten afleiden door dingen om je heen.
14. De ijsbreker
Initieer jij de meeting? Dan zou ik je net zoals bij een fysieke meeting aanraden om te beginnen met een ijsbreker. Niet iedereen is even stipt op tijd en die ‘lege’ tijd moet je zien in te vullen. Doe dat dan ook, maar trek het niet te lang.
Zeg bijvoorbeeld hoe fijn je ’t vindt dat iedereen er is, of hoe leuk de achtergrond van persoon X is. Houd ook even een voorstelrondje en overloop de agenda. Gewoon enkele minuutjes om die eerste momenten te vullen.
15. Basisregels en interactie
Afhankelijk van het belang van de meeting, zou je wat basisregels kunnen uitleggen. Vergader je in grote groep? Dan kan je vragen of iedereen zijn of haar microfoon mute wanneer ze niet aan het woord zijn.
Je kan bijvoorbeeld ook vragen om écht aanwezig te zijn in de meeting, net zoals ik jou vraag om echt aanwezig te zijn.
Wil een van de deelnemers iets zeggen? Vraag dan of ze hun hand opsteken of een teken geven. Dat klinkt misschien schools, maar het helpt wel om een grotere betrokkenheid te creëren. Niet iedereen is even uitbundig. En het is niet omdat iemand minder uitgesproken is, dat die persoon minder verstandige dingen te zeggen heeft. Kijk naar mezelf: ik praat heel veel, maar zeg niet altijd verstandige dingen. Dus ook die stillere persoon wil je betrekken en de gelegenheid geven om iets te zeggen. Doet die dat niet? Don’t put him or her on the spot, maar vraag wat hij of zij ervan vindt. Kortweg: moedig deelname aan.
Wat met lachen? Dat mag, maar zorg dat het professioneel blijft. Maak het niet té uitbundig, al is wat luchtigheid zeker welkom. Ik weet bijvoorbeeld ook van mezelf dat mijn rustgezicht niet bepaald het vrolijkste gezicht is. Ik voel me vanbinnen wel vrolijk en enthousiast, maar als ik aandachtig zit te luisteren, denken mensen wel eens dat ik boos ben. Mijn tip hier is: probeer zoveel mogelijk te glimlachen, ook al ben je zelf niet aan het woord. Dat is niet uitlachen, maar geeft een leuker beeld voor de anderen – zéker als je recht in de camera kijkt.
Wat ik hier ook nog even wil meegeven: volg de agenda. Die heb je niet zomaar opgesteld en aan het begin van de meeting overlopen. Worden er nog zaken aan toegevoegd? Dan kunnen die tijdens deze meeting of tijdens een volgende meeting aan bod komen.
16. Een meeting rechtstaand
Heb je elke week een meeting met dezelfde personen? En merk je dat die meetings uit beginnen te lopen en de gedrevenheid, de fut, er wat uit is? Dan zou je kunnen overwegen eens een meeting rechtstaand te houden: laat iedereen gewoon eens rechtstaan. Dat gooit natuurlijk alles qua belichting, camerahoek enzovoort overhoop en dat moet je allemaal even aanpassen. Maar je zal merken dat er twee dingen zullen gebeuren.
- Je creëert een sense of urgency: als je zit, zit je comfortabel, kan je wat onderuit zakken, ben je sneller afgeleid. Maar rechtstaand is dat veel moeilijker en komt die gedrevenheid sneller terug.
- Als je rechtstaat kan je beter nadenken – dat is alleszins bij mij toch het geval heb ik al vaak gemerkt. Ik ben daar wat over aan het opzoeken. Blijkbaar heeft dat te maken met hoe wij voorgeprogrammeerd zijn om te functioneren. Toen we in de tijd van de holbewoners op mammoeten moesten jagen, dan deden we dat niet zittend, natuurlijk. We moesten heel snel nadenken en reageren, en dat deden we rechtstaand. Psychologen verklaren mij nu misschien voor gek met deze simplistische uitleg, maar in elk geval: als ik een complex probleem heb, of een moeilijk telefoongesprek moet voeren, dan sta ik recht. Dat helpt mij om helderder en gedrevener na te denken.
17. Verander de dynamiek
Een andere tip om de dynamiek van een meeting te veranderen, is om ze op een ander tijdstip te organiseren. Verplaats ze van 9u ’s ochtends bijvoorbeeld naar net voor de lunch of naar half 5 in de namiddag. Op die momenten willen mensen logischerwijs de dingen sneller afronden. Ik heb het dan niet over die meeting waarbij iedereen uitgebreid zijn of haar gedachten moet delen, maar meer over een statusmeeting waar je dingen moet overlopen.
18. Timers
Ik zou je willen vragen om tijdens je meeting een timer te gebruiken. Kijk naar de tijd die je applicatie weergeeft, of gebruik je horloge of gsm. Gewoon iets waarmee je in het oog kan houden hoeveel tijd er al verstreken is en hoeveel agendapunten je nog moet behandelen.
19. Regelmatige recap
Organiseer jij de meeting? Dan nodig ik je uit om regelmatig een recap, een samenvatting, te geven, zoals: “Wat we tot hiertoe gezegd hebben, is dat. Wat we tot hiertoe besloten hebben, is X. Wat er als volgende stap gaat gebeuren, is Y.”
20. Concrete vervolgstappen
Mijn laatste tip voor de meeting zelf is: spreek concrete vervolgstappen af. Heel vaak loopt een meeting ten einde en ontstaat er drie weken later verwarring over wie er wat ging doen en waarom dat nog niet is gebeurd. Zorg dus, nadat je je recap hebt gegeven, dat je heel concreet aan iedereen doorgeeft wat hij of zij moet doen. Zo weet iedereen wat er van hem of haar wordt verwacht.
21. Feedback
Na de meeting stuur je misschien nog wat door: een korte inhoud van de meeting, een verslag, de beloofde presentatie, noem maar op. Je kan overwegen om in dat bericht ook te vragen wat de deelnemers ervan vonden. Vraag dan: “Wat vond je van de meeting? Wat vond je goed? En wat zou je volgende keer anders willen zien?”
Met die feedback kan je op een enorm snelle manier gigantisch veel leren. Je leercurve schiet de hoogte in en je volgende meetings zullen nog professioneler zijn. Probeer het zeker eens uit.
Schrijf ook voor jezelf vlak na de meeting een korte evaluatie. Plan dus niet alleen extra tijd in voor de volgende meeting, maar trek een paar bijkomende minuutjes uit om deze meeting te evalueren. Gewoon een aantal aandachtspunten en dingen die je moet onthouden, zoals iemand die niet zo blij was met een bepaalde beslissing.
Waarom? Door die back-to-back meetings weet jij aan het einde van de dag vaak niet meer wat er in de eerste meeting werd besproken, wie wat had gezegd, wat de aandachtspunten waren of wat er gevoelig lag. En daarbij helpt die korte evaluatie.
Videomeetings hebben heel wat voordelen, en hebben – zoals alles – ook nadelen. Al denk ik dat het wel duidelijk is: mensen hebben van videomeetings geproefd and they are here to stay.
Ga je een videomeeting organiseren, initiëren, leiden of gewoon eraan deelnemen? Dan nodig ik je uit om deze podcast te opnieuw te beluisteren, bekijken of lezen. Want hoe beter jij kan presteren in die videomeeting, hoe beter het voor jou, je omgeving en je bedrijf is.
Onthoud: you never get a second chance for a first impression. Doe het dus gewoon super goed! Veel succes, ik duim!
Voor je vertrekt heb ik nog iets handigs voor je in petto: de Video Call Checklist. Een handige lijst met een overzicht van alle tips die hier aan bod kwamen. Zo verschijn jij tiptop voorbereid aan de start! Download hem op www.businessdad.be/videocallchecklist
Tot maandag!
Business Dad
*In de aflevering vermeld ik dat dat 2020 is, maar ze sprongen dus nét voor hun enorme ‘boom’ op de beurs.