Iedereen maakt fouten. Maar hoe ga je ermee om in je eigen bedrijf, een organisatie of als verantwoordelijke voor een project? Hoe zet je de fouten van je medewerkers recht? Hoe bespreek ze je op een doeltreffende manier? En vooral: hoe hou je de persoon in kwestie gemotiveerd? Tal van vragen waarvoor ik je in deze achttiende aflevering vijf tools aanreik.
Gewoontedier
Een hele tijd geleden (je weet: ik draai al even mee) las ik in het boek The Leadership Advantage, een verhaal over de CEO van de Scandinavische luchtvaartmaatschappij SAS Airlines. Hij wilde graag meer werknemers op de werkvloer bezoeken. Toen hij aankwam in Göteborg en op zijn bagage stond te wachten, wilde hij dan ook graag met de man spreken die de bagage op de band moest zetten. Maar die man was in geen velden of wegen te bekennen. Wat bleek? Hij was bang. Hij dacht dat er wel iets mis moest zijn als de grote baas hem wilde spreken. Terwijl de CEO hem eigenlijk wilde feliciteren met zijn harde werk.
Klinkt dat herkenbaar? Het is vrij tekenend voor ons als mens: we hebben de gewoonte om aan anderen te zeggen wat er beter moet, wat er anders kan, om hen op hun fouten te wijzen. En als ze iets goed doen? Dan zeggen we dat meestal niet. Ik herken dat bij mezelf ook: ik antwoord en handel nog te vaak vanuit een continue constructieve ontevredenheid. Ik zoek naar wat er nog beter kan, terwijl ik mijn medewerkers eigenlijk zou moeten feliciteren en berusten.
En daar ligt de sleutel tot het rechtzetten van fouten: een evenwicht zoeken tussen zeggen wat er goed is en wat er (nog) niet goed is, tussen jouw fouten en die van hen.
- Maak het grotere doel duidelijk
De eerste stap om dichter naar dat evenwicht toe te groeien is: het grotere doel voor ogen houden. Als je als goede leider fouten wil bespreken of rechtzetten, dan is het belangrijk dat al je medewerkers goed weten welk doel ze nastreven. Dat houdt hen ook gemotiveerd.
Ik neem je even mee terug naar de tijd toen ’s werelds grootste kathedralen werden gebouwd. Beeld je even in dat je voor de Notre Dame in Parijs staat in volle opbouw. Je ziet er twee beeldhouwers aan het werk. De ene beeldhouwer is een neus van een standbeeld aan het beitelen. En wanneer je vraagt wat hij doet, antwoordt hij nogal onverschillig: “Ik ben een neusvleugel aan het uithouwen.” Bij de tweede beeldhouwer zie je niet één, maar wel drie gebeeldhouwde hoofden staan. En wanneer je hem vraagt wat hij aan het doen is, antwoordt hij dolenthousiast: “Ik mag meewerken aan een kathedraal!”
Laat mensen dus toewerken naar dat grotere doel en geef hen daar vrijheid in. Maak hen duidelijk in welke richting ze moeten bewegen, zonder hen te zeggen hoe ze dat stap per stap of tot in het kleinste detail moeten doen. Want elk stapje sturen of coachen? Dat lukt niet. Vergelijk het met een breed voetpad richting dat doel. Een breed, overzichtelijk voetpad zal ervoor zorgen dat je medewerkers zonder te vallen het doel bereiken. Maar geef je hun een nauw tramspoor? Te enge richtlijnen en te veel details? Dan moeten ze vooral opletten om niet te vallen. En verliezen ze dat grotere doel volledig uit het oog.
Leg de focus op die grote bestemming, op de kathedraal, op het resultaat in plaats van de handelingen richting dat resultaat. En je zal zien: zodra je mensen meer ruimte geeft, maken ze minder fouten.
Trouwens, een geweldige reeks op Netflix over leidinggeven en omgaan met tegenslag is Formula 1: Drive to Survive. Zelfs als je geen racefanaat bent, is dit een fantastische reeks vol inspirerende voorbeelden! Mercedes bijvoorbeeld, het team van de grote Lewis Hamilton, streeft een no-blame-cultuur na. Loopt er iets fout? Dan steken ze dat niet op de persoon die iets fout deed, maar pakken ze het probleem an sich aan, ook al is dat niet altijd makkelijk.
- Geef als leider je eigen fouten toe
Een tweede tool die ik graag zou meegeven? Geef als leider je eigen fouten toe. Heel veel mensen hebben het daar moeilijk mee, al is het wel een enorm krachtig signaal. Doe dat snel na de feiten en doe het nadrukkelijk.
Het maakt je leiderschap veel oprechter en toegankelijker. Je laat zien dat jij als leider niet op een voetstuk staat, dat je fouten maakt en die ook gewoon kan toegeven. En het resultaat? Omdat jij dat doet, zullen andere mensen veel minder geneigd zijn om zich te wentelen in uitvluchten. Het draagt bij aan dat nodige evenwicht wanneer je de fouten van anderen wil bespreken.
- Betrap mensen oprecht op iets wat ze goed doen
Een andere tool om dat evenwicht te vinden is dat je mensen oprecht betrapt op iets wat ze goed doen.
Een inspirerend voorbeeld is Sam Walton, de oprichter van Wallmart. Toen hij nog leefde, had hij voor een bedrijfscultuur gezorgd die gericht was op het betrappen van mensen op het goed doen van dingen. Walton had een zwart notitieboekje en vloog met zijn kleine vliegtuigje van winkel naar winkel in het uitgestrekte Amerika. En in elke winkel liep hij rond om op te schrijven wie er wat goed deed. Iemand had bijvoorbeeld de rekken goed gevuld. Of was extra vriendelijk tegen de klanten. He was catching people doing something right.
En dat zou ik je willen vragen om ook te doen. Neem structureel de tijd om mensen te betrappen op iets goed doen. En denk je nu: “Ja maar, hoe doe ik dat, Business Dad, die oprechte waardering geven?” Dan kan je aflevering 9 beluisteren of het bijbehorende artikel lezen, en ook zo je leiderschap versterken.
- Geef het goede voorbeeld
You lead by example. Wil je dat je medewerkers op tijd in een meeting zitten? Wees dan zelf op tijd. Of nog beter: enkele minuutjes vroeger. Zit jij tijdens de werkuren op sociale media? Dan mag je van je medewerkers niet verwachten dat zij dat niet doen. Geef zelf het goede voorbeeld voor die dingen die jij van je mensen verwacht. Want ook dan pas heb jij het recht om die dingen aan te kaarten bij je mensen. Anders ondermijn je je eigen leiderschap.
- De 5 V’s
Ga je een fout bespreken met een van je medewerkers? Dan kan je de 5 V’s volgen om de juiste aanpak te vinden.
- Verstandhouding
Zorg ervoor dat de persoon waarmee je een fout gaat bespreken op zijn of haar gemak is. Hij of zij heeft waarschijnlijk die fout niet opzettelijk gemaakt en voelt zich er ook slecht over. Zorg ervoor dat de sfeer goed zit, begroet de persoon hartelijk en spreek je oprechte waardering voor hem of haar uit. Ga je daarna over naar het probleem? Gebruik dan niet het woordje ‘maar’. Dat is hier taboe!
- Verwijs naar de fout, niet naar de persoon
In deze tweede stap verwijs je niet naar de persoon die iets fout deed, maar naar het probleem zelf, naar de handeling. Kies je woorden dan ook zorgvuldig. Zeg niet “jij” maar gebruik woorden zoals “het probleem”. Het resultaat? De persoon in kwestie laat zijn of haar verdediging zakken en kan veel opener reageren tijdens het gesprek.
- Verhelp het probleem
In de volgende stap bekijk je met die persoon hoe jullie er samen voor zorgen dat dat probleem niet meer gebeurt. Gebruik hier de wij-vorm. Wat kunnen we samen bedenken waardoor dat probleem zich niet meer herhaalt? Hoe kunnen we het probleem oplossen? Is dat een andere strategie? Een andere aanpak? Die specifieke vertaalslag laat ik aan jou over.
- Versterk de persoon
Laat de persoon in kwestie weten dat je in hem of haar gelooft. Laat weten dat hij of zij bij jou terecht kan als er hulp nodig is. En geef een schouderklopje. Zorg ervoor dat die persoon met een goed gevoel vertrekt en dat die zich ook in de toekomst door jou gesterkt voelt.
- Verwijder die persoon
Er zijn personen die dezelfde fouten blijven maken. Of erger: die opzettelijk fouten maken. Als je alles al hebt geprobeerd, zit er uiteindelijk nog maar één ding op: die persoon verwijderen uit je bedrijf of organisatie. Klinkt dramatisch, maar ik had een vijfde V nodig.
En dat kan volgens mij maar in twee gevallen. Ofwel bij een grove, zware fout zoals diefstal of geweld. In dat geval moet je meteen to the point komen en er letterlijk een punt achter zetten. Ofwel wanneer iemand keer op keer – bewust of onbewust – de bal laat vallen, nadat je telkens opnieuw de andere 4 V’s hebt toegepast. Je hebt als leider natuurlijk een verantwoordelijkheid om naar dat grote doel toe te werken. En als dat dat telkens opnieuw in het gedrang komt en je daardoor je doel mist, dan is het tijd om de samenwerking stop te zetten.
Al deze tools tesamen versterken je leiderschap: je inspireert en zorgt ervoor dat je mensen het beste uit zichzelf halen, waardoor je sneller en op een betere manier je doelen bereikt. Bedrijven die goed worden geleid, zijn succesvoller. Of je nu een grote multinational bent, of een kleiner bedrijf met twee personeelsleden: leiderschap is overal belangrijk.
Wil je je daarin meer verdiepen? Dan heb ik goed nieuws: ik host deze week twee webinars over leiderschap! Wat is jouw natuurlijk leiderschap? Hoe haal je dat naar boven? En hoe verbeter je van daaruit je communicatie en je manier van leidinggeven naar je medewerkers?
Reserveer hier nog snel je plekje om er live bij te zijn bij de gratis Kick-Start Jouw Natuurlijk Leiderschap webinar (er zijn géén replays!): https://businessdad.be/natuurlijkleiderschap.
Ik ben er zeker van dat je er veel aan zal hebben!
Veel succes!
De Business Dad