We zijn in het vierde kwartaal van het jaar aanbeland en dan blik ik altijd even terug. Wat maakt een jaar goed? En hoe komt het dat Swift Skills het dit jaar zo fantastisch heeft gedaan? De rode draad die ik zie: sense of urgency. Vandaag deel ik enkele voorbeelden van bedrijven en situaties waar die sense of urgency een doorslaggevende factor was én hoe jij dat ook inzet.
De essentie van sense of urgency
Ik vind geen 100% sluitend equivalent in het Nederlands, maar ‘gezond ongeduld om meer gedaan te krijgen in minder tijd’ komt het dichtst in de buurt. Het is een soort drijvende kracht, iets dat je altijd net wat sneller wil doen lopen, reageren, actie nemen, … Tenminste als je het evenwicht bewaart en die sense of urgency niet dwingend maakt, want dan ga je té snel.
Waarom is dat gezonde ongeduld nu zo belangrijk? Omdat het een compound effect creëert: door dingen sneller te doen in je tijdsbestek van 12 maanden zal je ook meer dingen gerealiseerd hebben en dus betere resultaten boeken.
Dat wil niet zeggen dat je altijd in de hoogste versnelling volle gas hoeft rond te rijden. Een sense-of-urgency-cultuur creëren in je bedrijf kan veel voordelen opleveren, al wil je niet altijd AAN staan. Het moet gepaard gaan met rustmomenten. Je moet je motor af en toe stilleggen en eens gaan tanken.
En dan nu: enkele voorbeeldjes van die sense of urgency!
Probeer altijd zo snel mogelijk samen te zitten
Stel, een klant wil een afspraak met je en vraagt of de tweede helft van november of de eerste helft van december voor je past. Dan is het bij ons bij Swift Skills bijna een reflex geworden om voor die tweede helft van november te kiezen. Dat is het snelst en op die manier kunnen we het laken voor onszelf iets strakker trekken.
Maakt dat een verschil? Wel, als je altijd voor die tweede helft van de eerdere maand kunt kiezen in plaats van de eerste helft van de volgende maand, dan kun je altijd een paar weken winnen. Doe je dat parallel met een aantal andere zaken, dan kun je op een kortere tijd gewoonweg meer realiseren.
Hou fysieke meetings en telefoontjes rechtstaand
Ik zie dat vaak in bedrijven en heb het ook al heel vaak mee geïmplementeerd: de meest efficiënte meetings gebeuren rechtstaand. Ook de meest efficiënte telefoontjes gebeuren rechtstaand.
Je kunt dan beter nadenken, hebt meer energie om na te denken en kunt beter problemen oplossen. Als je rechtstaand belt, is er iets in je taalgebruik, in je woordgebruik, in je ritme dat je sneller to the point brengt. En waardoor je op minder tijd dus meer bespreekt en meer gedaan krijgt.
Begin je meeting op tijd
Als je zegt dat de meeting om 11 uur begint, begin dan ook om 11 uur.
Dat zorgt ervoor dat de mensen die de eerste keer te laat komen ook beseffen dat jij op tijd start. Waardoor ze de volgende keer waarschijnlijk wél op tijd zijn.
Time je meetings
Je meetings timen is een andere manier om sense of urgency te creëren. Je weet, ik ben nog van vlak na de Eerste Wereldoorlog en toen hadden ze nog geen gsm’s met een ingebouwde timer. Ik gebruikte daar een zandloper voor. Die zet ik nu soms nog naast m’n telefoon. Dan spreek ik met mezelf af hoeveel keer ik de zandloper mag omdraaien. Is die laatste keer voorbij? Dan zit de meeting erop.
Je kunt dus perfect op voorhand bepalen dat je volgende meeting bijvoorbeeld een half uur duurt en je gsm (of zandloper) daarop instellen. Gaat de timer af? Dan is de meeting voorbij.
Kies je meeting-momenten slim
Wil je niet dat je meetings uitlopen? Plan ze dan een half uur voor de lunchpauze of voor het einde van de dag. Je zal zien dat mensen gemotiveerd zijn om mee te werken om die meeting niet langer dan een half uur te laten duren.
Benut je tijd in de auto efficiënt
Weet je dat je een lange tijd in de auto gaat zitten en pas laat terug op kantoor bent? Leg dan een lijst in je auto van een aantal mensen die je zeker nog moet bellen. En bel die op terwijl je rijdt, in plaats van te wachten tot wanneer je weer op kantoor bent en je tijd te vullen met naar een podcast te luisteren. Zo win je een groot stuk van je dag!
Stel concrete tijdstippen voor en volg op
Wil je een afspraak met iemand maken? Vraag dan niet: “Wanneer hebt u tijd?”, maar stel liever meteen twee concrete opties voor. “Kunt u volgende week maandag of dinsdag om 14 uur?” Je maakt er een gesloten vraag van. Op die manier hoeft je gesprekspartner niet de hele agenda uit te pluizen op zoek naar een vrij moment, maar gewoon ‘ja’ of ‘nee’ te antwoorden.
Een extra tip? Zet zodra je het voorstel hebt gedaan een reminder in je agenda voor 3 dagen later. Dan kun je op die dag opvolgen of je al een reactie op je mail kreeg of toch nog eens moet opvolgen. Dat voorkomt dat er geen antwoord op je mail komt en je een maand later misschien een beetje gegeneerd beseft dat er nog niets werd ingepland.
Automatiseer wat je kan
Apps, software, technologie: ze kunnen je tijd besparen. Zo sturen wij nu automatische mailings uit voor demonstraties van ons learning-management-systeem. Met één klik op de knop ziet onze klant nu in zijn agenda wanneer het hem of haar past om die demonstratie te plannen én ze kunnen meteen kiezen of dat ze de meeting via Zoom, Teams of fysiek willen. Dat bespaart ons veel meer tijd dan toen we nog handmatig mails moesten sturen en die moesten opvolgen om afspraken in te plannen.
Onze helpdesk-chatbot als je online bestelt is een ander voorbeeld. Die helpt ons om sneller te reageren op feedback en vragen over waar ze bijvoorbeeld hun accreditatie moeten halen. Komt er een vraag binnen waar wij inhoudelijk op moeten reageren? Dan sturen we altijd een automatisch antwoord dat zegt dat we binnen de 2 uur zullen reageren. Waarom we dat doen? Zodat mensen op de hoogte blijven en gewoon weten wat er gaat gebeuren. Dat maakt hun wachttijd des te aangenamer.
Handel snel bij nieuwe producten
Ook als je iets (nieuws) in de wereld ziet verschijnen en daarop wil inspelen met een nieuw product, is sense of urgency van belang. Zo werd er onlangs een nieuwe wetgeving over de aftrekbaarheid van laadpalen van kracht.
Wij hadden daar geen e-learnings rond. We hadden op het moment dat die wetgeving inging er ofwel niet op kunnen springen, ofwel er nog een week over kunnen laten gaan, maar dat hebben we niet gedaan. We zijn er meteen opgesprongen en hebben een professor aan een universiteit in de arm genomen. En enkele dagen later stond er een fantastische e-learning klaar.
Grijp snel in bij crisissen
Alles kan wachten tot maandag. Maar ben je IT’er en belt je klant in het weekend om je om hulp te vragen omdat hij gehackt werd bijvoorbeeld? Dan raad ik aan om hem toch meteen zo goed mogelijk te helpen en hem up-to-date te houden van wat je aan het doen bent.
Want het krediet dat je opbouwt door meteen de telefoon te nemen en hem op de hoogte te houden van de stappen die je zet om een oplossing te bedenken? Dat is van onschatbare waarde.
Speel in op de actualiteit
Actualiteiten geven je vaak de perfecte gelegenheid om in te spelen op die sense of urgency. Zo herinner ik mij een winter waarin het onverwacht enorm hard begon te vriezen. Mijn vaste carwash, Koen, had dat slim bekeken. Hij had ’s ochtends op de radio gehoord dat het ook voor de rest van de week zo hard ging vriezen, en had daarom aan het einde van de carwashgang een tafeltje gezet met twee producten op: antivries voor in de radiator en antivries voor in je ruitenwissers, aan een promoprijs. Ik kan je vertellen dat, door zo snel in te spelen op die actualiteit, Koen daar heel wat bussen heeft verkocht!
Steek sense of urgency in je processen
Ik heb gemerkt dat je bij Bol.com je retourzendingen kunt laten ophalen. Zalando doet het ook, maar Bol.com doet het nog beter. Je moet je pakje niet meer zelf wegbrengen: je stuurt hen gewoon een notificatie dat het niet goed is én je kunt vragen dat diegene die de bezorging doet ook de ophaling van je retourpakje verzorgt. Bol.com steekt dus niet alleen een sense of urgency in zijn processen, ze doen er nog een schepje bovenop.
Mijn uitnodiging aan jou
Wat nodig ik je nu uit te doen met al die informatie?
1) Denk eens na of er niet meer ruimte is voor sense of urgency in jouw afdeling, bedrijf, …?
2) Zo ja, welke van deze tips en voorbeelden zou je kunnen toepassen en welke andere dingen zou je kunnen toepassen om een cultuur van sense of urgency in het leven te roepen om toch meer gedaan te kunnen krijgen?
Want een cultuur van sense of urgency, met een team van mensen die mee zijn in die cultuur van sense of urgency, dat gaat je resultaten met een enorm belangrijke factor kunnen verhogen.
Veel succes!
De Business Dad
PS Die sense of urgency meteen doortrekken in je zaak? Koop dan de Business Bundle met daarin 4 cursussen om jou het nodige duwtje in de rug te geven, van businessplan tot anti-stresstips. Geniet met de code BDPODCASTFAN van een fameuze korting en koop de bundel voor maar € 99 in plaats van € 196.