Categories
Business

Assertief en constructief communiceren: 10 tips Aflevering 37

De sprekende mens zoals hij vandaag is, bestaat al zo’n 45.000 jaar. Je zou verwachten dat we ondertussen alle ins en outs van communicatie wel kennen. Al blijkt in de praktijk dat er nog veel over te ontdekken valt. Wist je dat je met een paar subtiele aanpassingen in je woordgebruik bijvoorbeeld veel zelfverzekerder en assertiever overkomt? Precies wat je nodig hebt als ondernemer, leidinggevende en zelfs in het dagelijkse leven. In podcastaflevering 37 geef ik je 10 tips om steviger in je schoenen te staan en succesvoller te communiceren.

  1. Instructies geven? Gebruik positieve woorden

De syntax van onze zinnen, ofwel de manier waarop we woorden aan elkaar rijgen, speelt een bijzondere rol. Blijkbaar registreren onze hersenen eerst het werkwoord en dan de rest. En dat is belangrijke informatie wanneer je bijvoorbeeld iemand wilt waarschuwen of instructies wilt geven.

Zeg je bijvoorbeeld: “Niet laten vallen!”, dan registreert de ontvanger eerst ‘vallen’, waardoor de kans des te groter is dat hij of zij het ding net wel laat vallen. Heb je kinderen? Dan heb je vast al eens gemerkt dat die ‘niet’ vaak in dovemansoren valt. Of zeg je tegen iemand: “Niet opgeven!”, wat hoort die persoon dan? Inderdaad: opgeven.

Wat mijn dochter Amy en ik daar tijdens het rallyen op gevonden hebben? Wij geven onze instructies in positieve woorden. In plaats van “Niet vergeten!”, zeggen wij bijvoorbeeld: “Goed onthouden!” En dat werkt want op die manier horen we het werkwoord waarmee we iets moeten doen. “Niet opgeven!” wordt dan “Volhouden!”.

  1. Iets positiefs zeggen en een verbeterpunt aanhalen? Gebruik geen ‘maar’

Je hebt het waarschijnlijk al wel eens meegemaakt: je wilde iemand een compliment geven en tegelijk ook een verbeterpunt aanhalen. En ook al zei je ook iets positiefs, de andere persoon leek alleen maar het negatieve te onthouden. Best verwarrend.

Waarschijnlijk heb je de beide zinnen aan elkaar gekoppeld met ‘maar’. Bijvoorbeeld: ik vond het eten heel lekker, maar volgende keer mag je het vlees minder hard bakken. Of: je eindpercentage is heel goed, maar geschiedenis kan nog beter. 

Door het woordje ‘maar’ vergeten we alles wat er daarvoor werd gezegd. Gelukkig is de oplossing heel eenvoudig: vervang ‘maar’ door ‘en’ en verwoord het tweede stuk op een constructieve manier. Dan krijg je bijvoorbeeld: ik vond het eten heel lekker, en volgende keer is het ongetwijfeld nog lekkerder als je het vlees minder hard bakt. Of: je eindpercentage is heel goed, en volgende keer is het nog beter als je voor geschiedenis nog hoger scoort.

Op het eerste gezicht is het een subtiel verschil, maar je klinkt er veel positiever en constructiever door.

  1. Te laat? Bedank je gesprekpartner(s) voor het geduld

Kom je ergens te laat? Dan heb je vast al eens gezegd: “Sorry dat ik te laat ben”. Alleen: zo vestig je de aandacht weer op het feit dat je te laat bent. Het klinkt niet echt constructief.

Daarom zou ik je willen uitnodigen om vanaf vandaag te zeggen: “Bedankt voor het wachten”. Dat toont meer respect naar je gesprekspartner(s) toe en is veel constructiever, je kan meteen over naar de orde van de dag.

  1. Heb je een beter voorstel? Gebruik klare taal

Vraagt iemand om je mening of feedback? Of denk je dat je een beter voorstel hebt dan wat er nu al op tafel ligt? Dan zijn we vaak geneigd om onze mening nogal voorzichtig uit te drukken, zoals: “Ik denk dat het misschien toch wel beter is dat…” Je voelt dat dat best onzeker klinkt omdat je niemand tegen de borst wilt stuiten.

Laat je twijfel achterwege en zeg: “De beste manier om dit te doen is volgens mij…” Je toont zo niet alleen dat je stevig in je schoenen staat, je komt er ook des te geloofwaardiger door over.

  1. Feedback nodig? Vraag naar een concrete deadline

Stel, je hebt een klant een offerte gestuurd en hij moest er nog even over nadenken. Ondertussen ging er een week voorbij en je besluit hem op te bellen. De kans is groot dat je nogal schoorvoetend om feedback vraagt: “Ik wou eens even horen of je meer weet”. 

Wil je assertiever overkomen? Dan nodig ik je uit om in plaats daarvan een heel concrete vraag te stellen: “Wanneer heb je een update voor mij?”. Dan kan je potentiële klant er niet omheen en krijg jij een duidelijk antwoord.

  1. Afspraak inplannen? Stel een concreet tijdstip voor

Deze zesde tip ligt in dezelfde lijn als de vorige. Wil je een afspraak inplannen met iemand? Vraag dan niet: “Wanneer heb jij tijd?”, maar wel: “Kan jij volgende week dinsdag om tien uur?”. Zo hoeft de andere persoon niet zijn of haar hele agenda uit te spitten op zoek naar een vrij moment. Jouw concrete vraag wacht nu gewoon op een duidelijke ja of nee. Je maakt het veel efficiënter voor de andere persoon én je komt er zelfverzekerder door over.

  1. Face-to-facemeeting nodig? Laat je niet afwimpelen door het op mail te zetten

Stel, je wil samenzitten met een potentiële nieuwe klant en je belt hem op. Hij heeft niet echt oren naar je voorstel en vraagt je om alles even op mail te zetten. Doe je dat dan ook?

Ik begrijp het helemaal als dat het geval is, want ik was zelf ook zo. Alleen zou ik je nu willen vragen om jezelf die moeite te besparen. Want hoe kort of hoe lang je mailtje ook zal zijn, hoeveel energie je er ook insteekt, de kans dat hij het mailtje effectief leest is klein.

Zeg in plaats daarvan liever: “Het efficiëntste is om face to face af te spreken, vandaar dat ik u bel”. Zo laat je zien dat je je niet zomaar laat afwimpelen. En grote woorden zoals ‘efficiënt’ missen zelden of nooit hun effect.

  1. Spotte er iemand een schrijffout in je tekst? Bedank hem of haar

Niemand maakt graag fouten. Hoe hard we er ook op letten, af en toe glipt er wel eens een typo door de mazen van het net. En het wordt helemaal gênant als iemand anders je op je fout wijst. 

Je eerste reactie is waarschijnlijk jezelf verontschuldigen. Alleen: zo trek je jezelf naar beneden en zet je jezelf in een zwakke positie. Bedank de persoon liever en zeg dat je het meteen zal rechtzetten. Dit kan je bijvoorbeeld zeggen: “Dank je wel, dat heb je goed gezien! Ik verbeter het meteen!”

  1. Verwacht je een reactie? Moedig vragen aan

Stuurde je een offerte uit naar een klant? Of maakte je een presentatie waar je feedback op verwacht? Sluit dan niet af met: “Ik hoop dat ik u heb kunnen helpen” of: “Ik hoop dat ik u voldoende van dienst ben geweest”.

Eindig liever met: “Laat me weten welke vragen je nog hebt”. Zo kom je assertief en proactief over. En het laat zien dat je klaarstaat om verdere vragen te beantwoorden.

Sta je trouwens toevallig in een winkel als winkelbediende? Vraag dan niet: “Kan ik u helpen?”, want eerlijk gezegd antwoordt (bijna) iedereen nee op die vraag omdat we met rust willen worden gelaten. Zeg liever: “Welkom, kijk gerust even rond. Als je een vraag hebt, aarzel niet om ze me te stellen”.

  1.  Moet je eerder weg? Geef aan om hoe laat je moet vertrekken

Heb je een meeting ingepland die een uur duurt, maar kan je om een of andere reden geen volledig uur blijven? Vraag dan liever niet of je de meeting kan inkorten. Waarom niet? Omdat enerzijds het antwoord dan nee kan zijn, wat jou niets vooruithelpt, en anderzijds klinkt het slapjes. Hou zelf de touwtjes in handen en zeg concreet: “Ik moet om 13u weg, lukt dat voor u?”

Pas de 10 tips eens een tijdje toe. Je zal zien dat je niet alleen assertiever overkomt, maar dat je je echt sterker zal voelen. En mooi meegenomen: je vermijdt misverstanden door zo concreet en rechtuit mogelijk te communiceren.

Maak er een topweek van!

De Business Dad
PS Wil je jezelf of je team een niveau hoger tillen? Download de gratis coaching roadmap!

Leave a Reply

Your email address will not be published.