“Hoe doe jij het toch allemaal? We hebben allemaal maar 24 uur op een dag en jij doet precies veel meer dan anderen!” vroeg iemand mij onlangs. Ik verzet dan misschien veel werk, toch voelt het niet zo. Daar zijn volgens mij twee redenen voor: ik doe mijn werk doodgraag, waardoor het niet als werken voelt én ik organiseer mijn dag op een bepaalde manier. Hoe ik mijn dag plan en daardoor zo productief mogelijk werk, dat vertel ik je in podcastaflevering 66!
Een goed begin is het halve werk
Mijn dag start altijd heel vroeg, met telkens dezelfde ochtendroutine. Als je me al even volgt, dan weet je dat ik heel erg in consistentie geloof. Het is volgens mij beter om elke dag iets een klein beetje te doen, dan één keer per week heel uitgebreid.
Voor ik uit bed stap, mediteer ik even. Zit ik met een moeilijk probleem? Dan parkeer ik dat op dat moment even in mijn onderbewustzijn. En gek genoeg lost mijn onderbewustzijn dat probleem dan vaak op.
Daarna zondig ik eigenlijk een beetje tegen m’n eigen regels: ik neem m’n gsm en post à la minute iets op Instagram en Facebook. Nee, ik batch dus niet, daar heeft Amy me al vaak voor gek voor verklaard!
Dan is het tijd om te sporten. Lukt dat ’s morgens niet? Dan doe ik dat rond 16 à 17 uur. Dat zijn voor mij de zogezegde golden hours om te sporten: dan voelt het het best. Daarna maak ik me klaar, neem ik een ijskoude douche en manifesteer ik. Waarom ik zo in de kracht van manifesteren geloof en wat voor onvoorstelbaars ik daardoor meemaakte, ontdek je in podcastaflevering 62 !
Na mijn ochtendroutine maak ik een mindmap. Dat helpt me om weer een overzicht te krijgen als ik het gevoel heb dat het even te veel is. Het maakt letterlijk mijn hoofd leeg. Ik maak mijn hele leven al mindmaps. Misschien is dat wel een goed idee voor een nieuwe podcastaflevering?
Gebruik geen standaard takenlijstje
Ik werkte vroeger, net zoals jij nu misschien, vaak met papieren takenlijstjes. Alleen: het gaf me nooit voldoening. Als ik aan bepaalde taken niet toekwam, verschoof ik ze naar de volgende dag, dan weer naar de volgende enzoverder. Tot ik ze uiteindelijk volledig schrapte. Daar kreeg ik pas stress van!
Wat ik nu doe? Ik zet mijn taken meteen in het weekoverzicht van mijn agenda en bepaal hoeveel tijd ik eraan kan en mag besteden. Waarom zeg ik ‘mag’? Omdat één van de wetten van Murphy zegt dat je taak net zolang duurt als de tijd die je ervoor uitgetrokken hebt. Rek jij voor de offerte van klant A 2 uur uit? Dan zal die taak inderdaad twee uur duren.
Ik prop mijn agenda ook niet boordevol to-do’s. Ik hou rekening met afleidingen en onderbrekingen. Ga ik bijvoorbeeld op bezoek bij een klant? Dan noteer ik de reistijd heen en terug als afzonderlijke blokjes in mijn agenda. Die tijd in de auto is het perfecte moment om een aantal telefoontjes te doen. Dan bel ik leveranciers, klanten of zakelijke partners op om te horen hoe het met hen gaat. Dat zijn geen dringende taken, maar wel belangrijke. Daar kom ik zo meteen op terug.
Ik plan elke dag ook minstens 1 uur in om aan m’n business te werken. En daarmee bedoel ik niet mailtjes beantwoorden of facturen inbrengen, wel nadenken over wat er nog beter kan. Hoe kan ik mijn team doen groeien? En hoe maak ik mijn klanten nog tevredener?
Nog een tip: haal zoveel mogelijk dingen uit je hoofd. Heb je iemand een mailtje gestuurd en wacht je op antwoord? Zet een reminder in je agenda als taak. Zo word je er automatisch aan herinnerd om nog eens in te checken bij die persoon en verkleint de kans dat je dat vergeet!
Het voordeel aan deze aanpak? Je hebt meteen een visueel overzicht van al je taken van die dag en die week. Werk je met kleuren? Dan wordt het voor je brein nog gemakkelijker om alle info te verwerken. Je zal ook merken dat je stresslevel daalt: omdat je nu wél je taken kan afvinken, haal je er voldoening uit en komt er dopamine vrij.
Bepaal je prioriteiten met het prioriteitenkwadrant
Hoe goed je je agenda ook plant, er zullen altijd onvoorziene onderbrekingen en afleidingen zijn. Denk maar aan telefoontjes of mails die binnenkomen. Dan zijn er 3 dingen die ik doe:
- Ik parkeer het, omdat het niet past in wat ik moet doen. Zo beantwoord ik een mail die binnenkomt niet sito presto.
- Kan ik het binnen de 60 seconden oplossen? Dan doe ik het letterlijk à la minute. Wanneer iemand je naar je btw-nummer vraagt bijvoorbeeld: er later op terugkomen zou nog meer tijd in beslag nemen dan dat je dat nu snel even opzoekt.
- Ik delegeer de taak. En dan bedoel ik niet dat ik ze klakkeloos doorspeel aan een collega. Ik zie delegeren als een onderdeel om de mensen in mijn team te laten groeien.
De formule die me helpt een onderscheid te maken tussen wat ik nu en later moet doen? Dat is het prioriteitenkwadrant.
In het eerste kwadrant zitten de dingen die dringend maar niet belangrijk zijn. Bijvoorbeeld de postbode die aanbelt om een pakje te leveren: je kan die persoon niet voor de deur laten staan, maar het levert niet echt een fundamentele bijdrage aan je werkdag. Je wil deze momenten zo beperkt mogelijk houden.
Bij het tweede kwadrant horen de taken die dringend en belangrijk zijn. In dit kwadrant steken we veel te veel tijd, omdat we aan het derde kwadrant net te weinig tijd besteden.
In dit derde kwadrant zitten de taken die nog niet dringend, maar wel belangrijk zijn. Delegeren hoort daar bijvoorbeeld bij. Als je er te weinig tijd aan besteedt, ga je heel veel zelf moeten doen, waardoor die taken plots dringend én belangrijk worden.
En last but not least: het vierde kwadrant. Dit zijn de taken die niet dringend en niet belangrijk zijn. Je planten water geven bijvoorbeeld. Al hangt dat natuurlijk af van hoe slecht ze eraan toe zijn. En als je een plantenwinkel hebt is het uiteraard wél belangrijk.
All jokes aside hou ik dat prioriteitenkwadrant altijd in m’n achterhoofd of bij de hand. Zo bepaal ik meteen wat ik nu direct doe, wat ik parkeer of delegeer. Dat geeft me rust.
Plan je dag de avond ervoor
Heel wat mensen maken hun agenda de dag zelf op. Ik pak dat anders aan. Ik overloop de avond ervoor al wat er de volgende dag op me staat te wachten. Ja, ook op zondagavond!
Zie ik dan dat ik te veel heb ingepland? Of heb ik er geen goed gevoel bij? Dan verschuif ik iets naar een andere dag. Dat doe ik puur op intuïtie. Ik doe dan liever wat minder, maar wel goed, dan dat ik te veel inplan en niets afwerk. Dat geeft me echt goesting om aan de volgende dag te beginnen!
Plan jij je agenda vanaf nu anders in?
Ik wens je heel veel succes!
Business Dad
PS Wil jij ook stoppen met brandjes blussen en je prioriteiten beter bepalen? Download het prioriteitenkwadrant dan nu helemaal gratis!