Je team uitbreiden is altijd een grote stap. Bij die beslissing mag je niet over een nacht ijs gaan. Want het succes van je bedrijf hangt volledig af van diegenen met wie jij je omringt. Hoe bereid je een sollicitatiegesprek best voor? Hoe pak je het aan en hoe beslis je met wie je uiteindelijk in zee gaat?
In aflevering 27 geef ik je mijn tips voor een succesvol sollicitatiegesprek.
- De voorbereiding
Zodra je de jobomschrijving de ‘wereld is ingestuurd’ en de eerste reacties binnensijpelen, begint het echte werk: het maken van een eerste selectie.
Vergelijk daar in eerste instantie wat er in de cv’s staat met jouw jobomschrijving.
Maak voldoende tijd vrij om de motivatiebrief van iedere sollicitant grondig te lezen, zij hebben er immers ook tijd in gestoken en verdienen jouw aandacht.
Plus, je bent op zoek naar juweeltjes, en die zitten soms goed verborgen.
Het is dus in je eigen voordeel om je tijd te nemen en je goed voor te bereiden.
Business Dad staat ook voor wederzijds respect en jouw goede voorbereiding getuigt daarvan.
Naast wat er in de cv’s en brieven zelf staat, kan je ook eens kijken op LinkedIn of Facebook om zoveel mogelijk informatie in te winnen over de kandidaat. Op eventuele wettelijke beperkingen daarover ga ik hier niet dieper in, gebruik je gezond verstand en onthou: het gaat erom dat jij een zo volledig mogelijk beeld hebt van wie je straks voor je hebt.
Denk ook goed na over wat jij wil/wie je zoekt: welk gedrag en welke houding verwacht jij van een kandidaat? Welke mindset en energie brengt hij of zij mee? Hoe gedraagt jouw droomkandidaat zich in een team en tegenover anderen? (letterlijk ook tov de receptioniste bijvoorbeeld)
Bereid steeds 3 soorten vragen voor:
- Algemene vragen: die stel je aan elke kandidaat. Zo kan je de antwoorden van alle kandidaten op een objectieve manier vergelijken.
- Situationele vragen: daarmee ga je de feitelijkheid van de cv’s bewijzen of onderbouwen. Hier vraag je bijvoorbeeld naar vorige werkervaring of naar opvallende leemtes in hun cv. Het zijn specifieke vragen die zijn of haar cv bij je oproepen.
- Behavioral questions: vaardigheden en ervaring zijn één ding, het gedrag van een persoon is nog iets anders. Met behavioral questions peil je gericht naar de mindset van de kandidaat, het zelfvertrouwen, of het een teamspeler is of niet, noem maar op. Uit de antwoorden op de andere vragen zal je ook al het een en ander kunnen afleiden. Eigenlijk wil je van het interview een inner view maken. Houd je ogen en oren tijdens het gesprek dus goed open!
Nog een tip: maak een matrix met de namen van de verschillende sollicitanten en de waarden, vaardigheden en eigenschappen waarnaar jij op zoek bent. Tijdens de beslissingsfase geef je dan per onderdeel een score. En zo kom je aan een objectievere weging van je kandidaten.
Steek je vragen bij het cv, houd je notities bij de hand want nu ben je klaar voor de interviews zelf.
- Het interview
You never get a second chance for a first impression. Een uitdrukking die klopt als een bus. En dat geldt niet alleen voor de sollicitant, maar ook voor jou, de persoon die het interview afneemt.
Want, make no mistake, ook jij als toekomstige baas, collega of projectleider hebt de verantwoordelijkheid om het goed te doen. Sommige werkgevers vergeten dat weleens. Zelfs wanneer iemand niet bij jou komt werken, onthoudt hij of zij hoe jij hem of haar hebt behandeld. En je weet nooit wie er in de toekomst misschien een klant of een leverancier van je wordt!
Zorg er dus voor dat jij zelf een goede indruk maakt: start op tijd, laat de kandidaat zich welkom voelen, bied iets te drinken aan… Stel jezelf ook even voor en leg in heldere taal uit hoe het proces verloopt en waaraan de kandidaat zich mag verwachten. Kortom, zorg ervoor dat je sollicitant zich comfortabel voelt. Dat maakt het voor hem of haar ook uitnodigender om echt zichzelf te zijn en daardoor krijg jij dan weer een beter beeld.
In deze fase stel je dus de vragen die je hebt voorbereid. Een vraag die ikzelf steengoed vind heb ik ‘geleend’ van Elon Musk: “Vertel me over de moeilijkste problemen die je ooit hebt opgelost in je leven en vooral hoe je ze hebt opgelost”.
Als je kandidaat honderduit kan vertellen hoe hij dat heeft aangepakt, dan leer je enorm veel over zijn gedrag. Het vertelt je bijvoorbeeld hoe hij omgaat met druk, of hij een teamspeler is enzovoort. Kan de persoon in kwestie niet in detail vertellen hoe hij dat deed? Dan is de kans groot dat hij onverdiende pluimen op zijn eigen hoed aan het zetten is. Dan heb je te maken met iemand die zich beter wil voordoen dan hij is en/of het niet zo nauw neemt met de waarheid…Voor die mensen is er allicht geen plaats in jouw bedrijf.
Stel de drie soorten vragen (zie hierboven) die je hebt voorbereid en ga dan dieper in op de antwoorden die je kandidaat geeft. Blijf dus niet te veel aan de oppervlakte. Je wil namelijk een zo duidelijk mogelijk beeld krijgen van de persoon voor je.
Geef je kandidaat natuurlijk ook de mogelijkheid om zelf vragen te stellen, want ook dat vertelt je veel over hoe hij of zij in elkaar zit. Wil die persoon alleen maar weten hoeveel uren hij moet werken en hoeveel er te verdienen valt, zonder meer? Dan kan dat een teken aan de wand zijn. Iemand die een uithangbord van je bedrijf wordt, wil hopelijk meer te weten komen dan dat. Vraag daar dan ook expliciet naar.
- Beslissingsfase
Het doorslaggevende moment is daar. Hier heb ik om te beginnen een snelle tip voor je die ik al vaak heb toegepast: Heb je een negatief gevoel bij de sollicitant? Volg dan je intuïtie dan en ga niet in zee met die kandidaat. Heb je een positief gevoel? Onderbouw dat gevoel dan met feiten om te bewijzen dat je intuïtie klopt.
Hire for attitude and train for skill: laat de attitude van je kandidaat harder doorwegen bij je beoordeling dan de feitelijke dingen zoals vaardigheden. Waarom? Omdat het – kort door de bocht – veel moeilijker is om iemand aan te leren om een teamspeler te zijn, dan om PowerPoint te leren gebruiken. Vaardigheden en kennis kan je aanleren, terwijl je aan het karakter en de ingesteldheid van een persoon weinig kan veranderen. De juiste kandidaat weet the sweet spot te vinden tussen attitude, vaardigheid en kennis.
Vul de attitude, de vaardigheden en de kennis van je kandidaten in je matrix in en geef een aantal punten per onderdeel. Zo kom je tot een objectieve weging om je beslissing te maken.
Leg je oor ook eens te luister bij anderen zoals collega’s. Misschien stellen zij nog vragen waardoor jij nog een beter inzicht in je sollicitant krijgt.
- Communiceer beslissing
Eens je hebt beslist wie jouw team gaat vervoegen, is het tijd om jouw beslissing te communiceren. Zowel aan de persoon die de functie in de wacht heeft gesleept of opnieuw op gesprek mag komen, als aan de personen die ernaast hebben gegrepen. Niets is zo frustrerend als niets meer vernemen over de sollicitatie waar je je beste beentje hebt voorgezet. Ook dat is iets wat mensen lang onthouden…
Breng je iemand slecht nieuws? Kies dan het gepaste tijdstip om dat te doen: doe je dat op een vrijdagavond? Of een maandagochtend? Breng het nieuws op een correcte manier, zonder hem of haar persoonlijk aan te vallen. Zeg niet: jij bent te jong, jij bent te oud, jij bent te dit of jij bent te dat. Dat komt persoonlijk en hard aan. Zeg liever dat het gevoel voor jou niet juist zat en waarom en/of dat je denkt dat jij hem of haar niet kan bieden wat hij of zij zoekt. Communiceer beleefd en transparant, in lijn met de verwachtingen die je tijdens het eerste gesprek creëerde.
Heb je goed nieuws voor een van de sollicitanten? Bel de persoon in kwestie persoonlijk op met het goede nieuws, schets daarbij de verwachtingen nog eens en geef transparant aan wat de volgende stappen zijn. En vergeet hem of haar natuurlijk niet te feliciteren.
Nogmaals: ongeacht of de persoon in kwestie bij je in dienst komt of niet, alles wat je zegt, onthouden mensen. Het draait hier om wederzijds respect, wederzijds vertrouwen en transparantie. En vergeet niet dat het succes van jouw bedrijf afhangt van het succes van je mensen. Met vijf toppers bereik je veel meer dan met tien mensen die minder bij je passen. Kies ze dan ook heel zorgvuldig uit. Ik hoop oprecht dat met deze tips de juiste sollicitanten kan vinden!
Ik wens je heel veel succes!
De Business Dad
PS Kan je een geheugensteuntje gebruiken tijdens je sollicitatiegesprekken? Download dan nu de gratis sollicitatiechecklist!