Categories
Business

KPI’s en Financieel Dashboard in Mensentaal Aflevering 32

https://open.spotify.com/episode/0Mp53x41Bvli8TONzyzY1d?si=5ac2547af2b442ce

Iedereen heeft het over doelen stellen. Of je nu je eigen onderneming hebt of een project of een afdeling runt: doelen zijn het kompas van je bedrijf. Maar hoe stel je die nu? En hoe weet je of je nog goed bezig bent? In deze podcastaflevering leg ik je uit hoe je een doelen-dashboard maakt: een handig overzicht waarmee jij weet of je nog steeds on track bent. Bestemming? Succes!

Ik moet toegeven: ik stelde vroeger geen doelen. Ik keek alleen naar hoeveel geld er (niet) op mijn bankrekening stond. Om het in autotermen uit te drukken: ik bleef maar rijden, zonder te weten wat mijn bestemming eigenlijk was. Pas later besefte ik dat ik zo geen duurzaam bedrijf kon opbouwen. Dus creëerde ik een dashboard: een handig knoppenpaneel waarmee ik precies wist welke richting ik uitging en dat ik indien nodig kon bijstellen. Zo leerde ik proactief in plaats van reactief te werken. En dat is wat ik jou vandaag ook wil leren.

Denkbeeldige sabbatical

Bij deze oefening nodig ik je uit om je in te beelden dat je op sabbatical vertrekt: voor één à twee jaar trek je de deur van je bedrijf achter je dicht en laat je het achter in de deskundige handen van je medewerkers. Dat is een echt topteam, het neusje van de zalm. Je weet dat ze steengoede resultaten zullen neerzetten, dus je vertrekt met een gerust hart. 

Twee jaar later stap je je bedrijf terug binnen en dat geruste gevoel blijkt terecht te zijn. Kijk eens goed rond en som op wat je mensen hebben gerealiseerd. Hoeveel klanten hebben ze aangebracht? Hoe tevreden zijn de klanten? Welke nieuwe diensten of producten hebben ze gelanceerd? Hoe zit het met de reputatie van het bedrijf of afdeling? Hoe hard zijn jullie gegroeid? 

Neem echt even de tijd om je in te beelden dat je team op elk mogelijk vlak prachtige resultaten heeft neergezet. Die vertaal je straks naar je dashboard. 

Actiegericht vs resultaatgericht

Actiegericht handelen klinkt dan wel positief, in deze context past resultaatgericht beter. Waarom? Omdat we op ons dasboard in eerste instantie niet schrijven welke acties we zullen ondernemen, wel welke resultaten we zien

Even terug naar het beeld van de sabbatical. Bij je terugkeer ga je niet kijken of je team elke dag 100 mails heeft gestuurd, maar zie je wel dat ze 1500 nieuwe nieuwsbriefabonnees hebben aangebracht. Je gaat ook niet tellen of ze elke dag 30 offertes hebben uitgestuurd, je kijkt naar hoeveel nieuwe klanten dat uiteindelijk heeft opgeleverd. 

In deze fase schrijf je dus de eindresultaten van mogelijke acties op. De acties zelf komen later nog aan bod.

Leading vs lagging indicator

Wij hebben vaak de gewoonte om lagging indicators te gebruiken wanneer we doelen omschrijven: welke negatieve zaken ontbreken er? Bijvoorbeeld het aantal klachten of het aantal retourzendingen. Hoe minder daarvan, hoe beter denk je dan. Ik nodig je uit om vanaf nu te denken in leading indicators: welke positieve dingen zie je? Denk bijvoorbeeld aan het aantal nieuwe klanten dat een bestaande klant aanbrengt. Je focust je op de aanwezigheid van positieve dingen in plaats van de afwezigheid van negatieve.

Waarom? Het is een verschil in mindset. Bij lagging indicators speel je om niet te verliezen, terwijl je bij leading indicators speelt om te winnen. En speel je om niet te verliezen? Dan kan ik je verzekeren dat je nooit de grootse resultaten behaalt waarop je zit te hopen. 

Schrijf de resultaten van wat je ziet – aka je einddoelen – op als positieve leading indicators, in plaats van negatieve lagging indicators.

Verschillende manieren om je doelen uit te drukken

Nu weet je dat je je doelen (dus de resultaten van je denkbeeldige team) best in resultaten en in leading indicators uitdrukt. Dat kan je op verschillende manieren concretiseren.

Druk je doelen in absolute getallen uit bijvoorbeeld: je hebt 1500 nieuwe klanten of draaide een omzet van 2 miljoen.

Een andere mogelijkheid? Stel een verbeteringsdoel. Bijvoorbeeld: nu heb je 100 online klanten per maand en elke maand wil je 10 procent meer klanten.

Een derde mogelijkheid zijn vergelijkingsdoelen: daar vergelijk je jouw bedrijf, project of afdeling met iets of iemand anders. Bij Swift Skills keken we bijvoorbeeld naar de marktleiders in onze niche. We stelden als doel dat we heel snel even succesvol wilden zijn als de nummer drie. Besef bij die vergelijkingsdoelen wel dat je daar de lat nooit gigantisch veel hoger zal kunnen leggen dan je collega’s in de markt. 

Moet je voor één soort doel kiezen? Nee hoor, je dashboard zal straks waarschijnlijk een mix van verschillende soorten doelen zijn.

Key result areas

Nu je weet hoe je je doelen moet omschrijven, gaan we op zoek naar specifieke gebieden waarin je die wilt behalen. Even terug naar de sabbatical: ga eens na in welke gebieden dat denkbeeldige topteam die resultaten heeft geboekt? Enkele die bij vrijwel elk bedrijf terugkomen zijn sales, administratie, finance, hr, klanttevredenheid en marketing. Dat zijn enkele grote gebieden, al zijn er voor jouw bedrijf, afdeling of project misschien nog andere, meer specifieke gebieden.

Selecteer 8 tot 12 key result areas. Meer gebieden kiezen zou je dashboard onoverzichtelijk maken. En je wilt geen overload aan knopjes! Schrijf ze uit in een zelfstandig naamwoord in plaats van een werkwoord. Schrijf dus ‘sales’ in plaats van ‘meer verkopen’.

Key performance indicators

Nu je je resultaatgebieden hebt afgebakend, ga je bepalen welke factoren in dat gebied voor succes zorgen. Dat zijn je key performance indicators of KPI’s. In de key result area ‘sales’ is dat bijvoorbeeld je omzet: hoeveel omzet draaide je denkbeeldige team? Hoe hard groeit je omzet? Hoeveel procent van die omzet haal je uit bestaande klanten?

Omschrijf je KPI’s ook hier resultaatgericht als leading indicators en dan liefst in de tegenwoordige tijd. Je verplaatst je als het ware naar de toekomst en je schrijft op wat je op dat moment ziet. Bijvoorbeeld: in het gebied van sales zie ik dat onze omzet nu 1,5 miljoen bedraagt, dat we 33 procent van onze omzet uit nieuwe klanten halen en dat we 82 procent van onze omzet hebben gerealiseerd aan de volle prijs. 

Ga dus voor elk sleutelgebied na welke KPI voor het succes zorgt en schrijf die als leading indicators, resultaatgericht en in de tegenwoordige tijd uit. 

Teken het uit & ga over tot actie

Heb je je key result areas bepaald? En je KPI’s in de tegenwoordige tijd uitgedrukt op een resultaatgerichte manier en als leading indicator? Dan is het tijd om alles uit te tekenen op een groot wit blad.

Belangrijk in deze stap is: betrek je mensen er zoveel mogelijk bij. Laat zien waarmee je bezig bent en waar je naartoe wilt. In bedrijven zie je zo vaak dat de mensen aan de top wel weten welke richting ze uit willen, maar dat ze dat niet communiceren naar hun medewerkers. Waardoor niemand zich echt geëngageerd voelt om zijn of haar schouders onder die doelen te zetten. Jij pakt dat vanaf nu anders aan en zorgt ervoor dat je medewerkers zich wel betrokken voelen bij de toekomst van je team, bedrijf of project. Want onthoud: people support a world they help create.

En dan nu: tijd voor actie! Nu ga je nadenken hoe je je doelen in de praktijk omzet. In deze fase vraag je je onder andere af wat je precies moet doen, welke middelen je nodig hebt en welke mensen je moet inschakelen om je doelen te bereiken. 

Onthoud in het hele proces goed dat deze hoe-vragen de laatste stap zijn. Start with the end goal in mind en werk zo terug naar de concrete stappen die je moet zetten. Wil je na enkele maanden weten of je nog on track bent? Ga dan eens na hoe je KPI’s het doen. Liggen ze in de lijn der verwachtingen of net niet? Dankzij het dashboard dat je hebt gemaakt kan je nu makkelijk bijsturen en finetunen waar nodig. Zo doe je jouw project, onderneming of afdeling écht groeien.

Succes!

De Business Dad

PS Wil je echt tijd maken om aan je doelen te werken in plaats van elke dag brandjes te blussen? Download nu het gratis prioriteitenkwadrant en besteed je tijd en energie slim!

Leave a Reply

Your email address will not be published.