Categories
Business

12 Tricks om jouw kostbare tijd te besteden waar het hoort Aflevering 12

Timemanagement. Het is een term waarmee we vandaag om de oren worden geslagen. Grappig eigenlijk, want het is een contradictie: tijd kunnen we niet managen, we kunnen alleen maar managen hoe wij ons tegenover die tijd verhouden. Elke dag telt 86.400 seconden. En iedereen heeft er evenveel van: dat geldt voor mij, voor jou en voor je buurman of -vrouw. Het verschil zit ‘m in hoe we ermee omspringen.

In deze twaalfde podcastaflevering deel ik mijn twaalf beste tips waarmee je op een duurzame manier tijd maakt voor de belangrijke dingen. Download zeker de freebie die bij deze aflevering hoort, dan kan je meteen aan de slag!

Het kwadrant

Je tijdsbesteding kan je indelen in een kwadrant. De verticale as staat voor de dringendheid en de verticale as voor de belangrijkheid van de dingen die je moet doen. Als je er vier vierkanten van maakt, zou dat er ongeveer zo uitzien:

Het lijkt misschien nog een beetje technisch, maar ik kan je al vertellen: de sleutel tot een duurzame aanpak van je tijd schuilt in dit kwadrant. Let’s go.

  1. Niet dringend en niet belangrijk: Dit zijn de dingen die we doen, die niet dringend en niet belangrijk zijn. Een kast herschikken bijvoorbeeld: dat is geen prioriteit, maar je had er zin in. Of: je gaat de planten niet alleen water geven, maar ook elk dor stukje weghalen. Allemaal prima, maar ook dat zijn geen prioriteiten (tenzij je een plantencentrum hebt, natuurlijk). Onder dit vierkant horen ook die dingen thuis, die ze in het Engels zo mooi procrastination noemen. Ik herken dat uit mijn eigen studententijd: de dag voor een examen – waarvan ik dan vaak niet wist welk examen het was – kwam mijn creativiteit boven en ging ik allerlei dingen doen, behalve… studeren voor dat examen.
  2. Dringend maar niet belangrijk: In dit vakje weet je soms op voorhand niet of iets al dan niet belangrijk is. Je telefoon rinkelt bijvoorbeeld. Het feit dat die overgaat tot jij opneemt of tot hij op voicemail overschakelt, geeft er een dringend karakter aan. Maar jij weet niet of het iets belangrijks is, tot je daadwerkelijk opneemt. Blijkt het onbelangrijk gesprek te zijn? Dan past dat telefoontje in dit vakje. Of: de postbode belt aan met een pakje. Dat is dringend, want je moet meteen de deur opendoen en het pakje aannemen. Is het een onbelangrijk pakje? Dan hoort het opnieuw in dit vakje thuis. Je merkt het al: hier zijn het vaak anderen die jouw tijd bepalen, jij kiest er zelf niet voor.

  3. Niet dringend maar belangrijk: In de praktijk is dit ons kleinste vierkantje. Het zijn de bezigheden waar we het minste tijd voor uittrekken, hoewel ze wél belangrijk zijn. Zelfontwikkeling bijvoorbeeld, of uit interesse een nieuwe taal leren. Op zich zijn dat cruciale bezigheden. Maar of ze nu vandaag gebeuren of volgende week: er zit geen dringendheid achter. Nog een voorbeeld: working on the business. Als je me volgt op Instagram heb je waarschijnlijk al gemerkt dat ik je weleens aanspoor om AAN je business of project te werken, in plaats van ER IN. Maar… doordat het vierde vierkant van ons kwadrant zoveel tijd in beslag neemt, schuiven we die zelfontwikkeling of dat werken aan onze zaak al snel op de lange baan.
  4. Dringend en belangrijk: Dit is de grootste categorie. Hier zitten de dingen die je constant overkomen. Jij bent bijvoorbeeld de enige in jouw bedrijf die een bepaalde procedure kent. En wanneer een klant daar vragen over heeft, komen je collega’s bij jou aankloppen om hem te helpen. Het is dringend, want die klant wil nú een oplossing en het is belangrijk, want het is een klant. De meeste brandjes die je moet blussen, vallen hieronder. Hoe zorg je er nu voor dat je deze categorie kleiner maakt en dat je er dus minder tijd aan besteedt? Wel, dat kan alleen als je de categorie eronder in het kwadrant (“niet dringend, maar belangrijk”) groter maakt. Hoe meer je kan nadenken over de structuur van je bedrijf, de opleiding van je mensen, verbeterprocessen, noem maar op, hoe minder brandjes jij zult moeten blussen.

Je begrijpt: structureel ervoor zorgen dat de categorie “dringend en belangrijk” kleiner wordt, en die van “niet dringend maar belangrijk” groter wordt, lukt niet op 1, 2, 3. We moeten die vicieuze cirkel doorbreken. En dat kunnen we enkel door de zaken op een symptomatische manier aan te pakken. Ofwel: door consistent trucjes toe te passen. 

Laten we die doos met twaalf trucs eens opentrekken.

1. Hou een tijdsboekhouding bij

Meten is weten. Dat heb je vast al eens gehoord. Als ik je nu zou vragen: “Hoeveel minuten heb je donderdagnamiddag waaraan besteed?”, dan zal je misschien dankzij je agenda ongeveer kunnen achterhalen wat je hebt gedaan. Maar het precieze aantal minuten? En in welke categorie die tijdsbesteding zat? Dat zal je volgens mij niet meer correct kunnen traceren.

Ik nodig je dan ook uit om een tijdsboekhouding bij te houden. Noteer waarmee je bezig bent en hoelang. Belt er iemand aan de deur? Schrijf het neer met de precieze tijd erbij. Klopt er een van je collega’s aan voor een dringende kopie? Schrijf op hoeveel tijd je eraan besteedt. Maak je een offerte voor een klant? Schrijf het op.

Denk je nu: ja maar, Vincent, daarmee verlies ik nóg meer tijd. Misschien, maar zoals ik al schreef: meten is weten. En je tijd beter besteden of indelen begint bij een goed besef van waar die precies naartoe gaat. In de gratis download vind je een tool hiervoor om je te helpen.

2. Houd een vergadering rechtstaand

Merk je dankzij je tijdsboekhouding dat vergaderingen week na week veel van je tijd opslorpen? Probeer ze dan eens wat in te korten door ze bijvoorbeeld rechtstaand te houden. Ik heb die tip al wel eens eerder gedeeld, en ik blijf er fan van, want het geeft je twee enorme voordelen.

Rechtstaand vergaderen creëert een sense of urgency. Mensen willen eigenlijk niet te lang blijven rechtstaan, want zitten is veel comfortabeler. Het resultaat? Ze zullen de meeting sneller achter de rug willen hebben. 

Je zal beter kunnen nadenken. Is dat wetenschappelijk onderbouwd? Misschien niet. Al kan ik uit eigen ervaring zeggen dat het werkt.  Al mijn moeilijke beslissingen neem ik rechtstaand en ook al mijn lastige telefoons doe ik rechtstaand. Voor mij helpt dat enorm. Toen we holbewoners waren moesten we ook altijd op onze hoede zijn voor grote roofdieren. Snel denken en reageren waren cruciaal. Gingen we zitten? Dan waren we letterlijk sitting ducks: makkelijke prooien. 

3. Vergader tegen een einduur

Een andere tip om vergaderingen in te korten: houd ze tegen een einduur aan, zoals net voor de lunch of wanneer mensen naar huis willen vertrekken. Ik doe dat natuurlijk niet om mensen hun lunchpauze in te korten of om hen later naar huis te laten gaan, maar gewoon om opnieuw die sense of urgency in te bouwen. En dat werkt. Natuurlijk: dat doe je alleen bij meetings waarvan je eerlijk weet dat ze geen twee uur zullen duren. 

4. 10 minuten-regel 

Misschien heb jij iemand in jouw omgeving die weet dat jij iets heel snel kan oplossen en daarom altijd bij jou komt aankloppen? Ik moet eerlijk toegeven: ik ben daar zelf ook schuldig aan. Mijn zakenpartner is een kei in Excel en Powerpoint. Dus telkens wanneer ik struggle met een moeilijke formule, schakel ik haar als hulplijn in. Of beter gezegd: schakelde. Ze kon natuurlijk niet altijd alles voor mij laten vallen. En wat doe ik nu? Ik googel de oplossing. Ik verlegde mijn hulplijn.

Heb jij iemand in jouw omgeving die jou beschouwt als gratis hulplijn? Gebruik dan de 10 minuten-regel. Zeg: “Ik bel je binnen 10 minuten terug” (of 30 minuten, of straks, jij kiest). Op die manier ga je het probleemoplossend vermogen van je mensen versterken: ze weten dat jij hen niet meteen kan helpen en ze gaan zelf op zoek naar de oplossing. Een dubbel voordeel dus: jij wordt minder lastiggevallen én die persoon leert beter zijn of haar eigen oplossingen te zoeken. Al zijn er helaas ook uitzonderingen die gewoon zullen wachten tot je terugbelt… Ik hoop dat je daar niet mee te maken krijgt.

5. Doe het nu-regel

Wordt jou iets gevraagd waarvan je weet dat het binnen de 30 seconden kan opgelost worden? Dan nodig ik je uit om het antwoord meteen te geven. Op voorwaarde dat het niet aan de persoon is die jou als persoonlijke hulplijn ziet. Belt iemand je bijvoorbeeld op voor jouw btw-nummer? Dan geef je die meteen.

Het voordeel? Je bespaart jezelf tijd en energie: je hoeft niets te noteren, je hoeft niet terug te bellen, je komt niet op voicemail. Kortom: het is meteen achter de rug. Dat geldt niet voor alles natuurlijk, maar enkel voor die dingen die letterlijk maximum 30 seconden in beslag nemen.

6. 3 vragen vooraf bij problemen

Stel: er is een probleem en je gaat dat met een aantal mensen tijdens een vergadering bespreken. Normaliter wordt het probleem op de meeting zelf helemaal aangekaart en deelt iedereen zijn of haar mening, voor er een mogelijke oplossing besproken wordt. Eigenlijk is dat niet zo efficiënt. Om dat vlotter te laten verlopen en sneller tot een oplossing te komen, kan je aan de deelnemers vragen om vooraf eens na te denken over deze 3 vragen. Laat hen hun antwoorden uitschrijven en ze aan jou bezorgen: 

  1. Wat is volgens jou een omschrijving van het probleem?
  2. Wat zijn volgens jou mogelijke oorzaken van het probleem?
  3. Wat zijn volgens jou mogelijke oplossingen voor het probleem?

Op die manier begin je tijdens de meeting niet in het wilde weg te discussiëren. Iedereen heeft er al grondig over nagedacht, waardoor ze meer betrokken zijn. Zaken zijn helderder, omdat iedereen op voorhand zijn of haar antwoorden heeft uitgeschreven. Het resultaat? Je zal veel sneller kunnen overgaan naar het kiezen van de juiste oplossing, waardoor je tijd én energie bespaart. 

7. Moet ik dat nu doen?

Ligt er iets op je bureau op jou te wachten? Stel jezelf dan de vraag: moet ik dat nu doen? En leg de nadruk telkens op een ander woord.

  1. MOET ik dat nu doen: is het een prioriteit? 
  2. Moet IK dat nu doen: moet ik het zelf doen of laat ik het door iemand anders doen?
  3. Moet ik DAT nu doen: is dát een prioriteit? Is dát waar ik nu mee bezig moet zijn?
  4. Moet ik dat NU doen: kan het ook later?
  5. Moet ik dat nu DOEN: moet ik het zelf doen of kan ik delegeren?

8. Delegeer

Door te delegeren kan je heel wat kostbare tijd vrijmaken. Op voorwaarde dat je het op een resultaatgerichte manier doet. Ik maakte er al eens een podcast, een gratis download en zelfs een minicursus over. Ik nodig je dan ook van harte uit om die eens te bestuderen.

Ik verzeker je: als je goed delegeert, creëer je een grotere betrokkenheid, je doet mensen groeien. En die categorie van brandjes blussen? Die wordt plots weer wat kleiner. 

9. Eat the frog

Iemand uit de Verenigde Staten zei me ooit (inclusief sappig Amerikaans accent: “If you have to eat the frog, you better not look at the sucker too long!” 

Wat bedoelde hij daar nu mee? Wanneer je iets vervelends moet doen, dan is dat een kikker die op je bureau zit en je zit aan te staren. En hoe langer jij dat vervelende blijft uitstellen, des te groter die kikker wordt. Ligt er dus iets vervelends op je te wachten? Doe dat dan eerst.

Dan is het achter de rug. Je geest is ervan bevrijd, en ook onbewust ben je er niet meer mee bezig. Just eat the frog!

10. Salamitechniek

Moet je een grote opdracht doen? Eentje die je misschien niet zo leuk vindt, zoals je thesis vroeger bijvoorbeeld? Splits ze op in vijf of tien minuutjes per dag. Niet meer dan dat! Want geloof me, iedereen is in staat om vijf à tien minuutjes per dag iets onprettigs te doen. Zo hak je die grote opdracht op in kleinere stukken, in salamischijfjes. Je maakt ze letterlijk behapbaar.

En, misschien merk je op een bepaalde dag wel dat de inspiratie plots begint te stromen? Dat je er meer zin in hebt dan anders? Dan kan je er bijvoorbeeld eens een half uurtje aan werken. 

11. 80/20-regel

Misschien is het voor jou geen verrassing meer: de 80/20-regel is een van mijn favoriete principes. Ik geloof er echt in! Ik nodig je uit om elke dag een lijst te maken van de dingen die je de volgende dag moet doen en daar de 80/20-regel op toe te passen. Staan er bijvoorbeeld tien elementen op? Dan zijn er twee elementen – dus 20% – die, als je die eerst doet en goed doet, voor 80% een positief rendement zullen geven voor de rest van je dag. Je kan me geloven of niet, maar volgens mij is dat bijna een natuurwet! Wil je er meer over leren? Dan kan ik je een fantastisch boek van Perry Marshall aanraden, met de geweldig originele titel 80/20.

12. Vergader met jezelf

Een laatste tip die ik je wil meegeven is: vergader elke week minstens één keer gedurende één uur met jezelf, zonder dat je gestoord wordt. Doe alsof je een uur zou vergaderen met een belangrijke klant. Dan zou je er ook voor zorgen dat je niet gestoord wordt. Je zou ook niet op Instagram of Facebook zitten scrollen of andere dingen doen die je op dat moment niet zou moeten doen. Gewoon een uur ongestoorde full focus.

In dat uur werk je aan je business, aan je project, aan je omgeving, noem maar op. Ik nodig je echt uit om deze maand elke week één uur ongestoord met jezelf te vergaderen. En de maand daarna? Dan zou ik je willen vragen om dat op te bouwen naar twee uur per week

Wat belangrijk is: doe het niet op een moment waarop je anders niet zou werken, zoals het weekend bijvoorbeeld. Dat gaan je partner, je kinderen of je omgeving niet zo prettig vinden. De bedoeling is dat je het in je normale werktijd inplant. 

Pas je deze 12 symptomatische trucs consistent toe? Dan zal je merken dat je steeds meer tijd zal kunnen vrijmaken voor wat echt belangrijk is. En je zal meer structurele oplossingen vinden om met je 86.400 seconden om te springen. Besteed ze wijs!

Zoals beloofd: er hoort een handige gratis download bij deze aflevering waarmee je de daad meteen bij het woord kan voegen! Download hem op: www.businessdad.be/prioriteitenkwadrant.

Ik wens je veel succes!

Tot volgende week!

Business Dad

PS Ken je iemand die ook wel wat timemanagementtips kan gebruiken? Deel deze aflevering met hem of haar! Ik ben er zeker van dat die persoon je enorm dankbaar zal zijn!

Leave a Reply

Your email address will not be published.